Aufgaben und Team
Apex reiht jede Aufgabe nach Frist ein, egal bei wie vielen Firmen sie offen ist. Auf dieser Seite finden Sie, wie Sie Ihre eigene Agenda abfragen, wie Sie einem Kollegen eine Aufgabe geben, wie Sie einen Fall abschließen und was Sie mit Ihrem Team auf einmal tun können.
Der Tag eines Gruppenleiters: die eigene Agenda, die des Teams, und ein Abschluss.
Wer kann was fragen?
Apex tut nur, wozu die fragende Person berechtigt ist. Welche Firmen Sie sehen, entscheidet Ihre Gruppe.
Klicken Sie auf Ihre eigene Rolle, und es bleiben nur die Beispielsätze auf der Seite, die Sie Apex fragen können. Der Filter ordnet nur diese Seite um, an Ihrem Konto und Ihren Berechtigungen ändert er nichts.
Mehrere Anfragen auf einmal
Sie können mehrere aufgabenbezogene Anliegen in einen Satz packen. Apex arbeitet sie der Reihe nach ab und meldet sich am Ende einmal. Wo eine Freigabe nötig ist, zeigt es das auf einer Karte.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe ab und legt sofort den nächsten Schritt mit der genannten Frist an.
- Wo Sie es sehen
- Der nächste Schritt erscheint als neue Aufgabe auf der Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
- Was passiert
- Apex schließt den Fall als gewonnen ab und zeigt dann auf einer Karte die Übergabe der übrigen offenen Aufgaben an Anna Keller. Beides führt es erst nach Freigabe aus.
- Wo Sie es sehen
- Auf zwei Freigabekarten im Chat, danach auf der Agenda von Anna Keller.
- Was passiert
- Apex legt die Aufgabe für Anna Keller mit der genannten Frist an und schließt danach Ihre Aufgabe ab, weil kein weiterer Schritt mehr aussteht.
- Wo Sie es sehen
- Die neue Aufgabe erscheint auf der Seite Aufgaben von Anna Keller und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, die abgeschlossene Aufgabe in der Ansicht „Abgeschlossen“ Ihrer Seite Aufgaben.
- Was passiert
- Apex prüft die Aufträge, die Sie bei anderen Firmen übernommen haben, und schließt den passenden mit der Notiz ab, die Sie angeben.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, danach fällt der Auftrag aus den offenen heraus.
- Was passiert
- Apex sucht die passenden Firmen heraus, sagt, wie viele es gefunden hat, und zeigt den Massenabschluss auf einer Freigabekarte. Nach Freigabe läuft es im Hintergrund und meldet sich, wenn es fertig ist.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat, die ausgewählten Firmen auf der rechten Seite.
Die eigene Agenda
Apex ordnet offene Aufgaben immer nach Frist: was schon überfällig ist, was heute fällig ist, was diese Woche, und was später oder gar keine Frist hat.
- Was passiert
- Apex ordnet Ihre offenen Aufgaben in Bänder: in Bearbeitung, überfällig, heute fällig, diese Woche fällig, später fällig und ohne Frist. Die Reihenfolge ist zugleich ein Hinweis: das Dringendere steht vorn.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, aufgeteilt nach Bändern.
- Was passiert
- Apex sagt Ihnen, welche Aufgabe auf den Abschluss einer anderen wartet und welche Sie schon begonnen haben.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, neben der Aufgabe.
Aufgaben ohne Frist gelten nicht als überfällig, sie rücken nur in der Reihenfolge nach hinten.
- Was passiert
- Apex sagt Ihnen, wenn es mehr gefunden hat, als es auf einmal ausgegeben hat, und schickt auf Wunsch auch die nächste Ladung.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Aufträge bei anderen Firmen
Haben Sie bei einer anderen Firma eine Aufgabe übernommen, bleibt sie auch dort Teil Ihrer Agenda, selbst wenn Sie gerade nicht in dieser Firma arbeiten.
- Was passiert
- Apex listet die Aufträge auf, die für Sie bei anderen Firmen offen sind: bei welcher Firma, unter welchem Titel, seit wann, und ob schon ein Profil dazu existiert.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat. Um einen Auftrag zu öffnen, müssen Sie zuerst zu dieser Firma wechseln.
- Was passiert
- Apex fragt nach, was Sie getan haben, falls Sie es nicht gesagt haben, und schließt den Auftrag mit dieser Notiz ab.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, danach fällt der Auftrag aus den offenen heraus.
Die Notiz ist Pflicht, mindestens ein kurzer Satz. Nur Ihr eigener Auftrag lässt sich von hier abschließen.
Eine Aufgabe anlegen, auch für einen Kollegen
Apex legt die angelegte Aufgabe genauso auf der Agenda des Zuständigen an, egal ob Sie zuständig sind oder ein Kollege.
- Was passiert
- Apex legt die Aufgabe bei der genannten Firma an und macht Sie zum Zuständigen. Sagen Sie nicht, bis wann, schlägt es die übliche Frist vor.
- Wo Sie es sehen
- Auf Ihrer Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
- Was passiert
- Apex macht Anna Keller zur Zuständigen, und sie erscheint auf ihrer Agenda, nicht auf Ihrer.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Seite Aufgaben des genannten Kollegen und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
Passt der Name auf mehrere Kollegen, oder auf keinen, fragt Apex nach, statt zu raten.
- Was passiert
- Passt keine der festgelegten Arten, legt Apex eine eigene Aufgabe mit eigenem Titel an.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
Eine bestehende Aufgabe korrigieren
Was Sie nicht sagen, bleibt in der Aufgabe genau so, wie es war.
- Was passiert
- Apex ändert nur, was Sie sagen, die übrigen Felder bleiben, wie sie waren.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
- Was passiert
- Apex ändert die Aufgabe stellvertretend für Anna Keller.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Seite Aufgaben von Anna Keller und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
Eine Aufgabe kann bearbeiten, wer sie angelegt hat, sowie der Firmenleiter und der Kundenbetreuer. Sonst sagt Apex das, und sucht keinen Umweg zur Lösung.
Fünf Wege zum Abschluss
Apex rät nie, wie eine Aufgabe abschließen soll: Es fragt in einem Satz nach, was passiert ist, und wählt danach den Weg.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe ab und legt sofort den genannten nächsten Schritt an. Das geht ohne Freigabe, weil die Fortsetzung schon ausgesprochen ist.
- Wo Sie es sehen
- Der nächste Schritt erscheint als neue Aufgabe auf der Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe ab und mit ihr auch die Firma als gewonnen oder verloren. Dafür bittet es um Freigabe, weil sich der Interessensgrad danach nicht mehr ändert.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat, danach im Tab „Zusammenfassung“ des Profils.
Der Interessensgrad hat fünf Stufen, von kalt bis heiß. Bei einer gewonnenen oder verlorenen Firma ändert er sich nach dem Abschluss nicht mehr.
- Was passiert
- Apex fragt, für welche kommende Kampagne Sie die Firma vorsehen, und schließt die Aufgabe mit diesem Grund ab. Die Firma kommt dadurch noch nicht in die Kampagne, das Einladen ist ein eigener Schritt. Es bittet um Freigabe.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe ohne weiteren Schritt ab. Dabei kann es vorkommen, dass die Firma ganz ohne offene Aufgabe bleibt.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat. Die abgeschlossene Aufgabe finden Sie in der Ansicht „Abgeschlossen“ der Seite Aufgaben.
Nur bei diesem Weg weist Apex zusätzlich darauf hin, dass die Firma ohne offene Aufgabe bleibt.
- Was passiert
- Apex fragt immer nach, was passiert ist: Es bittet in einem Satz um den Grund und schlägt anhand Ihrer Antwort den wahrscheinlichsten Weg vor.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Der Grund für den Abschluss stammt immer von Ihnen, es braucht mindestens einen kurzen Satz, ein Wort reicht nicht.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe stellvertretend für Anna Keller ab.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat.
Die Aufgabe kann ihr Verantwortlicher abschließen, sowie der Firmenleiter und der Kundenbetreuer.
Die Aufgaben des Teams
Ein Gruppenleiter sieht alle Aufgaben seiner eigenen Gruppe, ein Vertriebler nur die der Kollegen auf seiner eigenen Ebene.
- Was passiert
- Apex sucht aus Anna Kellers Aufgaben die passenden heraus und sagt Ihnen, wie viele es sind.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, die Treffer auf der rechten Seite.
Der Gruppenleiter sieht alle Kollegen seiner Gruppe, ein Vertriebler nur die auf derselben Ebene, nicht den Gruppenleiter.
- Was passiert
- Apex sucht die Firmen heraus, die keinen Zuständigen haben, und sagt, wie viele offene Aufgaben an ihnen hängen.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, die Treffer auf der rechten Seite.
Diese Auswahl liefert keine vollständige Agenda zurück, nur so viel, wie für eine Massenentscheidung nötig ist.
Eine Aktion auf vielen Firmen
Aus einem Satz behandelt Apex alle betroffenen Firmen zusammen: Erst wählt es aus, dann stellt es einen einzigen Plan zur Freigabe.
- Was passiert
- Apex sagt Ihnen, wie viele Firmen und wie viele passende Aufgaben es gibt, und wie viele davon jemand anderem gehören, also von hier nicht abschließbar sind.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, die ausgewählten Firmen auf der rechten Seite.
- Was passiert
- Apex zeigt den Abschluss mit den echten Zahlen auf einer Freigabekarte. Nach Freigabe läuft es im Hintergrund und meldet sich, wenn es fertig ist.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat.
- Was passiert
- Sagen Sie nicht, an wen die neue Aufgabe gehen soll, fragt Apex vor der Karte nach: an einen genannten Kollegen, an Sie, oder immer an den Zuständigen der jeweiligen Firma.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat.
Die neue Aufgabe wird immer zuerst angelegt, damit die abgeschlossenen Aufgaben auf sie verweisen können.
- Was passiert
- Apex fügt die genannten Tags hinzu oder entfernt sie. Gibt es einen Tag noch nicht, zeigt es auf der Freigabekarte an, dass es einen neuen anlegt.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat, danach auf den Profilen.
Tags setzen, Aufgaben vergeben und Aufgaben abschließen geht im großen Umfang. Einen gewonnenen oder verlorenen Fall müssen Sie einzeln abschließen.
Arbeit übergeben
Bei Urlaub oder Teamwechsel geht die offene Arbeit auf einmal, mit einer einzigen Freigabe, an den Kollegen über.
- Was passiert
- Apex berechnet, wie viele Aufgaben in den Zeitraum fallen, und zeigt die Übergabe mit den echten Zahlen auf einer Karte.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat, danach auf der Agenda von Anna Keller.
- Was passiert
- Apex gibt die Firmen und die offenen Aufgaben darauf zusammen weiter. Auf der Karte können Sie wählen, ob die Aufgaben mitgehen oder nur die Firmen.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat, danach unter Anna Kellers Profilen.
Standardmäßig gehen die Aufgaben mit den Firmen mit, weil eine Firma beim Wechsel des Inhabers in der Regel auch die dazugehörige Arbeit mitnimmt.
- Was passiert
- Apex gibt ihre Arbeit stellvertretend für Anna Keller an Peter Schulz weiter.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Freigabekarte im Chat.
Die eigene Arbeit kann jeder weitergeben. Die Arbeit eines anderen Kollegen kann nur der Firmenleiter, der Kundenbetreuer oder Trendizz weitergeben.
- Was passiert
- Apex gibt nur die jetzt bestehende Arbeit weiter. Wer eine künftige Aufgabe bekommt, entscheidet die Automatisierung, die Trendizz einrichtet. Möchten Sie das ändern, sagen Sie es Ihrem Kundenbetreuer.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Dafür gibt es keine eigene Regel: Eine künftige Aufgabe bekommt immer den, den die Automatisierung als Zuständigen festlegt.
Benachrichtigung über eine neue Aufgabe
Eine neue Aufgabe und eine Übergabe hinterlassen auch eine Benachrichtigung, nicht nur einen Eintrag auf der Agenda.
- Was passiert
- Apex geht die ungelesenen Benachrichtigungen durch: wie viele neue Aufgaben es sind, wie viele auf Freigabe warten, und was was ist.
- Wo Sie es sehen
- Unter dem Glockensymbol über dem Schreibfeld, und im Chat, wenn Sie nachfragen.
- Was passiert
- Apex markiert als gelesen, was Sie sagen, oder alle, wenn Sie das wünschen.
- Wo Sie es sehen
- Unter dem Glockensymbol.
Gut zu wissen
Die Entscheidung bleibt bei Ihnen
Wo eine Freigabe nötig ist, zeigt Apex die Karte und führt die Aktion erst nach Ihrem Klick aus.
Es arbeitet nur mit dem, was da ist
Apex sagt, was im Profil und in der Korrespondenz steht. Fehlen zu etwas Daten, sagt es das.
Firma vom anderen Team
Arbeitet innerhalb Ihrer Firma ein anderes Team mit einer Firma, weist Apex darauf hin, dass sie belegt ist, und sagt nicht, wer sie betreut.
Mit Ihren eigenen Worten
Sie können Apex in Ihren eigenen Worten schreiben. Die Beispielsätze funktionieren auch wörtlich, aber Apex versteht Ihre eigene Formulierung genauso gut.
Geschlossenes System.
Zugang auf Einladung. Fordern Sie ihn von Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an, und ein Fachkollege von uns meldet sich bei Ihnen.
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