Aufgaben und Team
Apex reiht jede Aufgabe nach Frist ein, egal bei wie vielen Firmen sie offen ist. Auf dieser Seite findest du, wie du deine eigene Agenda abfragst, wie du einem Kollegen eine Aufgabe gibst, wie du einen Fall abschließt und was du mit deinem Team auf einmal tun kannst.
Der Tag eines Gruppenleiters: die eigene Agenda, die des Teams, und ein Abschluss.
Wer kann was fragen?
Apex tut nur, wozu die fragende Person berechtigt ist. Welche Firmen du siehst, entscheidet deine Gruppe.
Klick auf deine eigene Rolle, und es bleiben nur die Beispielsätze auf der Seite, um die du Apex bitten kannst. Der Filter ordnet nur diese Seite um, an deinem Konto und deinen Berechtigungen ändert er nichts.
Mehrere Anfragen auf einmal
Du kannst mehrere Anliegen rund um Aufgaben in einen Satz packen. Apex arbeitet sie der Reihe nach ab und berichtet am Ende in einer Nachricht. Wo eine Freigabe nötig ist, zeigt Apex das auf einer Karte.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe ab und legt sofort den nächsten Schritt mit der Frist an, die du nennst.
- Wo du es siehst
- Der nächste Schritt erscheint als neue Aufgabe auf der Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
- Was passiert
- Apex schließt den Fall als gewonnen ab und zeigt dann auf einer Karte die Übergabe der übrigen offenen Aufgaben an Anna Keller. Beides führt es erst nach Freigabe aus.
- Wo du es siehst
- Auf zwei Freigabekarten im Chat, danach auf der Agenda von Anna Keller.
- Was passiert
- Apex legt die Aufgabe für Anna Keller mit der genannten Frist an und schließt danach deine Aufgabe ab, weil kein weiterer Schritt mehr aussteht.
- Wo du es siehst
- Die neue Aufgabe erscheint auf der Seite Aufgaben von Anna Keller und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, die abgeschlossene Aufgabe in der Ansicht „Abgeschlossen“ deiner Seite Aufgaben.
- Was passiert
- Apex sucht die passenden Firmen heraus, sagt, wie viele es gefunden hat, und zeigt den Massenabschluss auf einer Freigabekarte. Nach Freigabe läuft es im Hintergrund und meldet sich, wenn es fertig ist.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat, die ausgewählten Firmen auf der rechten Seite.
Die eigene Agenda
Apex ordnet offene Aufgaben immer nach Frist: was schon überfällig ist, was heute fällig ist, was diese Woche, und was später oder gar keine Frist hat.
- Was passiert
- Apex ordnet deine offenen Aufgaben in Bänder: in Bearbeitung, überfällig, heute fällig, diese Woche fällig, später fällig und ohne Frist. Die Reihenfolge ist zugleich ein Hinweis: Das Dringendere steht vorn.
- Wo du es siehst
- Im Chat, aufgeteilt nach Bändern.
- Was passiert
- Apex sagt dir, welche Aufgabe auf den Abschluss einer anderen wartet und welche du schon begonnen hast.
- Wo du es siehst
- Im Chat, neben der Aufgabe.
Aufgaben ohne Frist gelten nicht als überfällig, sie rücken nur in der Reihenfolge nach hinten.
- Was passiert
- Apex sagt dir, wenn mehr gefunden wurde, als auf einmal ausgegeben wurde, und schickt auf Wunsch auch die nächste Ladung.
- Wo du es siehst
- Im Chat.
Eine Aufgabe anlegen, auch für einen Kollegen
Apex legt die angelegte Aufgabe genauso auf die Agenda des Zuständigen, egal ob du zuständig bist oder ein Kollege.
- Was passiert
- Apex legt die Aufgabe bei der genannten Firma an und macht dich zum Zuständigen. Sagst du nicht, bis wann, schlägt Apex die übliche Frist vor.
- Wo du es siehst
- Auf deiner Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
- Was passiert
- Apex macht Anna Keller zur Zuständigen, und die Aufgabe erscheint auf ihrer Agenda, nicht auf deiner.
- Wo du es siehst
- Auf der Seite Aufgaben des genannten Kollegen und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
Passt der Name auf mehrere Kollegen, oder auf keinen, fragt Apex nach, statt zu raten.
- Was passiert
- Passt keine der festgelegten Arten, legt Apex eine eigene Aufgabe mit eigenem Titel an.
- Wo du es siehst
- Auf der Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
Eine bestehende Aufgabe korrigieren
Was du nicht sagst, bleibt in der Aufgabe genau so, wie es war.
- Was passiert
- Apex ändert nur, was du sagst, die übrigen Felder bleiben, wie sie waren.
- Wo du es siehst
- Auf der Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
- Was passiert
- Apex ändert die Aufgabe stellvertretend für Anna Keller.
- Wo du es siehst
- Auf der Seite Aufgaben von Anna Keller und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
Eine Aufgabe kann bearbeiten, wer sie angelegt hat, sowie der Firmenleiter. Sonst sagt Apex das und sucht keinen Umweg zur Lösung.
Fünf Wege zum Abschluss
Apex rät nie, wie eine Aufgabe abschließen soll: Es fragt in einem Satz nach, was passiert ist, und wählt danach den Weg.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe ab und legt sofort den nächsten Schritt an, den du nennst. Das geht ohne Freigabe, weil die Fortsetzung schon ausgesprochen ist.
- Wo du es siehst
- Der nächste Schritt erscheint als neue Aufgabe auf der Seite Aufgaben und im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, im Abschnitt „Als Nächstes“.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe ab und mit ihr auch die Firma als gewonnen oder verloren. Dafür bittet es um Freigabe, weil sich der Interessensgrad danach nicht mehr ändert.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat, danach im Tab „Zusammenfassung“ des Profils.
Der Interessensgrad hat fünf Stufen, von kalt bis heiß. Bei einer gewonnenen oder verlorenen Firma ändert er sich nach dem Abschluss nicht mehr.
- Was passiert
- Apex fragt, für welche kommende Kampagne du die Firma vorsiehst, und schließt die Aufgabe mit diesem Grund ab. Die Firma kommt dadurch noch nicht in die Kampagne, das Laden ist ein eigener Schritt. Apex bittet um Freigabe.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe ohne weiteren Schritt ab. Dabei kann es vorkommen, dass die Firma ganz ohne offene Aufgabe bleibt.
- Wo du es siehst
- Im Chat. Die abgeschlossene Aufgabe findest du in der Ansicht „Abgeschlossen“ der Seite Aufgaben.
Nur bei diesem Weg weist Apex zusätzlich darauf hin, dass die Firma ohne offene Aufgabe bleibt.
- Was passiert
- Apex fragt immer nach, was passiert ist: Apex bittet in einem Satz um den Grund und schlägt anhand deiner Antwort den wahrscheinlichsten Weg vor.
- Wo du es siehst
- Im Chat.
Der Grund für den Abschluss stammt immer von dir, es braucht mindestens einen kurzen Satz, ein Wort reicht nicht.
- Was passiert
- Apex schließt die Aufgabe stellvertretend für Anna Keller ab.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat.
Die Aufgabe kann ihr Zuständiger abschließen, sowie der Firmenleiter.
Die Aufgaben des Teams
Ein Gruppenleiter sieht alle Aufgaben seiner eigenen Gruppe, ein Vertriebler nur die der Kollegen auf seiner eigenen Ebene.
- Was passiert
- Apex sucht aus Anna Kellers Aufgaben die passenden heraus und sagt dir, wie viele es sind.
- Wo du es siehst
- Im Chat, die Treffer auf der rechten Seite.
Der Gruppenleiter sieht alle Kollegen seiner Gruppe, ein Vertriebler nur die auf derselben Ebene, nicht den Gruppenleiter.
- Was passiert
- Apex sucht die Firmen heraus, die keinen Zuständigen haben, und sagt, wie viele offene Aufgaben an ihnen hängen.
- Wo du es siehst
- Im Chat, die Treffer auf der rechten Seite.
Diese Auswahl liefert keine vollständige Agenda zurück, nur so viel, wie für eine Massenentscheidung nötig ist.
Eine Aktion auf vielen Firmen
Aus einem Satz behandelt Apex alle betroffenen Firmen zusammen: Erst wählt es aus, dann stellt es einen einzigen Plan zur Freigabe.
- Was passiert
- Apex sagt dir, wie viele Firmen und wie viele passende Aufgaben es gibt, und wie viele davon jemand anderem gehören, also von hier nicht abschließbar sind.
- Wo du es siehst
- Im Chat, die ausgewählten Firmen auf der rechten Seite.
- Was passiert
- Apex zeigt den Abschluss mit den echten Zahlen auf einer Freigabekarte. Nach Freigabe läuft es im Hintergrund und meldet sich, wenn es fertig ist.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat.
- Was passiert
- Sagst du nicht, an wen die neue Aufgabe gehen soll, fragt Apex vor der Karte nach: an einen genannten Kollegen, an dich, oder immer an den Zuständigen der jeweiligen Firma.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat.
Die neue Aufgabe wird immer zuerst angelegt, damit die abgeschlossenen Aufgaben auf sie verweisen können.
- Was passiert
- Apex fügt die genannten Tags hinzu oder entfernt sie. Gibt es einen Tag noch nicht, zeigt es auf der Freigabekarte an, dass es einen neuen anlegt.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat, danach auf den Profilen.
Tags setzen, Aufgaben vergeben und Aufgaben abschließen geht im großen Umfang. Einen gewonnenen oder verlorenen Fall musst du einzeln abschließen.
Arbeit übergeben
Bei Urlaub oder Teamwechsel geht die offene Arbeit auf einmal, mit einer einzigen Freigabe, an den Kollegen über.
- Was passiert
- Apex berechnet, wie viele Aufgaben in den Zeitraum fallen, und zeigt die Übergabe mit den echten Zahlen auf einer Karte.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat, danach auf der Agenda von Anna Keller.
- Was passiert
- Apex gibt die Firmen und die offenen Aufgaben darauf zusammen weiter. Auf der Karte kannst du wählen, ob die Aufgaben mitgehen oder nur die Firmen.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat, danach unter Anna Kellers Profilen.
Standardmäßig gehen die Aufgaben mit den Firmen mit, weil eine Firma beim Wechsel des Inhabers in der Regel auch die dazugehörige Arbeit mitnimmt.
- Was passiert
- Apex gibt ihre Arbeit stellvertretend für Anna Keller an Peter Schulz weiter.
- Wo du es siehst
- Auf der Freigabekarte im Chat.
Die eigene Arbeit kann jeder weitergeben. Die Arbeit eines anderen Kollegen kann der Firmenleiter weitergeben.
- Was passiert
- Apex gibt nur die jetzt bestehende Arbeit weiter. Wer eine künftige Aufgabe bekommt, entscheidet der Arbeitsablauf. Möchtest du das ändern, schreib an [email protected].
- Wo du es siehst
- Im Chat.
Dafür gibt es keine eigene Regel: Eine künftige Aufgabe bekommt immer den, den die Automatisierung als Zuständigen festlegt.
Benachrichtigung über eine neue Aufgabe
Eine neue Aufgabe und eine Übergabe hinterlassen auch eine Benachrichtigung, nicht nur einen Eintrag auf der Agenda.
- Was passiert
- Apex geht die ungelesenen Benachrichtigungen durch: wie viele neue Aufgaben es sind, wie viele auf Freigabe warten, und was was ist.
- Wo du es siehst
- Unter dem Glockensymbol über dem Schreibfeld, und im Chat, wenn du nachfragst.
- Was passiert
- Apex markiert als gelesen, was du sagst, oder alle, wenn du das möchtest.
- Wo du es siehst
- Unter dem Glockensymbol.
Gut zu wissen
Die Entscheidung liegt immer bei dir
Wo eine Freigabe nötig ist, zeigt Apex die Karte und führt die Aktion erst nach deinem Klick aus.
Es arbeitet nur mit dem, was da ist
Apex sagt, was im Profil und in der Korrespondenz steht. Fehlen zu etwas Daten, sagt es das.
Firma vom anderen Team
Arbeitet innerhalb deiner Firma ein anderes Team mit einer Firma, weist Apex darauf hin, dass sie belegt ist, und sagt nicht, wer sie betreut.
Mit deinen eigenen Worten
Du kannst Apex in deiner eigenen Sprache schreiben. Die Beispielsätze funktionieren auch wörtlich, aber Apex versteht deine eigene Formulierung genauso gut.
Sieh dir Apex bei der Arbeit an.
Fordere eine Demo an, und wir zeigen dir in einem Online-Termin, wie das System funktioniert.