Absender
Jeder Brief geht von der eigenen Adresse deiner Firma raus, nie von der Adresse von Trendizz. Diese eigene Absendeadresse ist der Absender. Auf dieser Seite erfährst du, wie Apex die Versandeinstellungen einer Domain prüft, wie Apex Absender einrichtet und startet und wie Apex deren Aufwärmphase und Sendeprotokoll verfolgt.
Eine Domain-Prüfung und eine Aktivierung. Apex prüft die Domain, schaltet den Absender ein und verfolgt seine Aufwärmphase.
Wer kann was fragen?
Apex tut nur, wozu die fragende Person berechtigt ist. Welche Firmen du siehst, entscheidet deine Gruppe.
Klick auf deine eigene Rolle, und es bleiben nur die Beispielsätze auf der Seite, um die du Apex bitten kannst. Der Filter ordnet nur diese Seite um, an deinem Konto und deinen Berechtigungen ändert er nichts.
Mehrere Anfragen auf einmal
Du kannst die Domain-Prüfung, die Einrichtung des Absenders und die Signatur in einem Satz unterbringen. Apex arbeitet sie der Reihe nach ab und berichtet am Ende in einer Nachricht. Wo eine Freigabe nötig ist, zeigt Apex das auf einer Karte.
- Was passiert
- Apex führt die Domain-Prüfung durch, und wenn dabei kein Fehler auftritt, legt es eine Freigabekarte vor, um den Absender einzuschalten.
- Wo du es siehst
- Der Domain-Bericht erscheint im rechten Arbeitsbereich auf der eigenen Seite der Domain, der Status des Absenders auf der Seite Absender.
- Was passiert
- Apex legt den neuen Absender an und startet dann auf einer Freigabekarte die Postfach-Verbindung.
- Wo du es siehst
- Der neue Absender erscheint auf der Seite Absender, die Verbindung läuft auf der Karte.
- Was passiert
- Apex ruft den letzten Bericht auf und schickt ihn dann auf einer Freigabekarte per E-Mail an die angegebene Adresse.
- Wo du es siehst
- Der Bericht und die Freigabe des Versands erscheinen im Chat.
- Was passiert
- Apex entwirft und speichert die Signatur, zeigt ihre Vorschau auf einer Karte und legt dann eine Upload-Karte vor, auf der du das Foto hochladen kannst.
- Wo du es siehst
- Die Vorschau der Signatur und die Foto-Karte erscheinen im Chat.
Domain-Prüfung
Bevor ein Absender starten kann, prüft Apex, ob die Domain in der Lage ist, Briefe richtig zuzustellen.
- Was passiert
- Apex prüft sieben Punkte (MX, SPF, DKIM, DMARC, BIMI, PTR und ob die Domain auf einer Spamfilter-Sperrliste steht) und gibt einen zusammenfassenden Bericht: alles in Ordnung, oder was zu beheben ist.
- Wo du es siehst
- Das Ergebnis erscheint im rechten Arbeitsbereich, auf der Berichtsseite der Domain, Punkt für Punkt.
- Was passiert
- Apex ruft den zuletzt gespeicherten Bericht mit dem Gesamtergebnis und den Empfehlungen auf, oder meldet, wenn noch keine Prüfung gelaufen ist.
- Wo du es siehst
- Der Domain-Bericht erscheint im rechten Arbeitsbereich, auf der eigenen Seite der Domain.
Ein neuer Absender lässt sich nur einschalten, wenn die Domain einen höchstens sieben Tage alten, fehlerfreien Bericht hat. Für einen bereits arbeitenden Absender gilt das nicht.
- Was passiert
- Apex legt eine Download-Karte in den Chat, von der aus sich der Bericht als PDF speichern lässt.
- Wo du es siehst
- Der Download erscheint im Chat, unter dem Bericht.
- Was passiert
- Da das eine ausgehende E-Mail auslöst, legt Apex eine Freigabekarte mit dem Empfänger vor und schickt das PDF erst nach der Freigabe.
- Wo du es siehst
- Die Freigabe und die Bestätigung des Versands erscheinen im Chat.
Es lohnt sich, den Bericht an die Person zu schicken, die die Domain-Einstellungen verwaltet.
Absender
Der Absender ist die eigene, dedizierte Absendeadresse deiner Firma, nie die von Trendizz. Hier siehst du, wie viele du hast und wie du einen neuen anlegst.
- Was passiert
- Apex zeigt alle Absender: ihren Status, wie viele Briefe sie heute von ihrem Tageskontingent gesendet haben, und ihre Sprachabdeckung.
- Wo du es siehst
- Oben auf der Seite Absender, eine Zeile pro Absender.
- Was passiert
- Apex öffnet das vollständige Profil des Absenders: Verbindung, Arbeitszeit, Zeitzone, eingelesene Ordner und seine Signaturen, pro Sprache.
- Wo du es siehst
- Auf dem ausführlichen Profil des Absenders, auf den Reitern Überblick, Kalender und Konto.
- Was passiert
- Apex legt den neuen Absender mit der angegebenen Adresse an. Danach fehlen zum Start nur noch die Postfach-Verbindung und die Signatur.
- Wo du es siehst
- Der neue Absender erscheint sofort auf der Seite Absender, im Status Wird eingerichtet.
Eine Firma kann so viele Absender haben, wie ihr Paket erlaubt. Ist das ausgeschöpft, kannst du zu einem größeren Paket wechseln.
- Was passiert
- Apex ändert den Anzeigenamen des Absenders. Die Absender-E-Mail-Adresse und der Name in den Signaturen ändern sich nicht.
- Wo du es siehst
- Der neue Name erscheint auf dem Profil des Absenders und auf der Seite Absender.
Postfach-Verbindung
Der Absender kann nur senden, wenn sein eigenes Postfach verbunden ist. Das Passwort sieht Apex nie.
- Was passiert
- Apex legt eine Freigabekarte vor, auf der auch die Verbindungsart wählbar ist. Bei einem Google- oder Microsoft-Konto meldet man sich in einem Pop-up-Fenster an, bei anderen Postfächern kommt das Passwort in ein sicheres Feld, direkt an den Server, nie in die Unterhaltung.
- Wo du es siehst
- Die Karte für die Verbindung erscheint im Chat, das Ergebnis auf dem Reiter Konto des Absenders.
Für die Postfach-Verbindung reicht es, dass die Domain einen vorhandenen Bericht hat; das fehlerfreie Ergebnis wird nur zum Einschalten gebraucht.
- Was passiert
- Apex prüft die Postfach-Verbindung, ohne einen Brief zu senden.
- Wo du es siehst
- Das Ergebnis erscheint im Chat.
Das prüft nur die Verbindung, es sendet keinen echten Brief.
- Was passiert
- Apex sendet einen echten Testbrief von diesem Absender, damit du siehst, dass beim Versand alles funktioniert.
- Wo du es siehst
- Der Testbrief kommt im eigenen Postfach der anfragenden Person an.
Der Testbrief geht immer an die eigene Adresse der anfragenden Person, an eine andere Adresse lässt er sich damit nicht senden.
- Was passiert
- Apex legt eine Freigabekarte vor und trennt erst nach der Freigabe die Verbindung des Postfachs, das über ein Google- oder Microsoft-Konto angebunden ist. Für ein per SMTP angebundenes Postfach gilt dieser Schritt nicht.
- Wo du es siehst
- Der Absender verschickt danach nichts, bis er wieder verbunden wird; seinen Status siehst du auf der Seite Absender.
Aktivierung und Aufwärmphase
Ein neuer Absender sendet nicht gleich mit voller Kraft: Sein Tageskontingent wächst schrittweise, während sich das Postfach aufwärmt.
- Was passiert
- Apex legt für die Statusänderung eine Freigabekarte vor. Zum Einschalten braucht die Domain einen aktuellen, fehlerfreien Bericht, sonst sagt Apex, was fehlt.
- Wo du es siehst
- Der neue Status ist auf dem Profil des Absenders und auf der Seite Absender zu sehen.
Hat der Absender schon vorher gearbeitet, gilt diese strenge Bedingung nicht für ihn.
- Was passiert
- Apex zeigt die ganze Gruppe auf einer einzigen Freigabekarte und stoppt alle erst nach der Freigabe.
- Wo du es siehst
- Das Ergebnis erscheint pro Absender auf der Seite Absender.
Bei einer Sammelumschaltung kann es vorkommen, dass die Umschaltung bei einzelnen Absendern wegen der Bedingung nicht klappt; Apex nennt diese gesondert.
- Was passiert
- Apex fasst die Sendungen und Fehler der letzten Tage sowie den Stand der Aufwärmphase zusammen und gibt eine klare Einstufung: alles in Ordnung, es muss beobachtet werden, oder der Versand steht still.
- Wo du es siehst
- Die Zusammenfassung erscheint im Chat; der Stand der Aufwärmphase ist auch auf dem Reiter Überblick des Absenders zu sehen.
Hat ein Absender am Wochenende, an einem freien Tag oder im ausgeschalteten Zustand nicht gesendet, meldet Apex das nicht als Fehler.
Sendeprotokoll
Jeder Versand hinterlässt eine Spur. Von hier aus sagt dir Apex, was und wie viel ein Absender gesendet hat.
- Was passiert
- Apex zeigt die Zahl der in diesem Monat gesendeten Briefe nach Tagen aufgeschlüsselt.
- Wo du es siehst
- Im Chat; die Tagesspalten sind auch auf dem Reiter Überblick des Absenders zu sehen, und die Sendungen eines bestimmten Tages öffnest du auf dem Reiter Kalender mit einem Klick auf den Tag.
- Was passiert
- Apex zeigt die letzten erfolgreichen Sendungen mit Empfänger und Betreff sowie die Zahl der Fehler der letzten Woche.
- Wo du es siehst
- Die letzten Sendungen erscheinen auf dem Reiter Überblick des Absenders.
Das zeigt nur die eigenen ausgehenden Briefe, nicht die eingegangenen Antworten.
- Was passiert
- Apex zeigt, wie viele Firmen gerade im Status aktiv, wartend, abgeschlossen und ausgeschlossen des Absenders sind, mit ein paar Beispielen.
- Wo du es siehst
- Die Domains erscheinen auf dem Reiter Überblick des Absenders, in anklickbaren Feldern.
Gerade bekommen nur Firmen im aktiven Status einen Brief; die wartenden stehen noch in der Warteschlange.
Signatur
Jeder Absender kann pro Sprache eine eigene Signatur haben. Apex entwirft, bearbeitet oder importiert sie, nach dem Regelwerk.
- Was passiert
- Apex entwirft und speichert die Signatur und zeigt dann ihre Vorschau auf einer Karte zur Annahme.
- Wo du es siehst
- Die Vorschau erscheint im Chat, die gespeicherte Signatur auf dem Reiter Konto des Absenders.
In die Signatur darf kein Slogan als Text, nur Kontaktdaten, denn eine Signatur muss in jedem E-Mail-Programm fehlerfrei erscheinen. Ein Motto gehört in den Text des Briefes.
- Was passiert
- Apex bearbeitet die vorhandene Signatur, behält die Bilder bei und zeigt die neue Vorschau auf einer Freigabekarte.
- Wo du es siehst
- Die neue Vorschau erscheint im Chat, die gespeicherte Version auf dem Reiter Konto des Absenders.
- Was passiert
- Apex prüft das hochgeladene Paket nach dem Regelwerk und speichert es nur, wenn kein ausschließender Fehler darin ist. Die nicht zwingenden, nur empfohlenen Korrekturen meldet es gesondert.
- Wo du es siehst
- Das Ergebnis und die Vorschau erscheinen im Chat.
Das Paket muss eine Datei signature.html und einen Bilderordner enthalten, das Regelwerk kann Apex auf Anfrage auch aufrufen.
- Was passiert
- Apex zeigt die gemeinsame Signatur-Bildergalerie der Firma, die jede Signatur nutzen kann.
- Wo du es siehst
- Im Chat, aufgeführt mit Namen und Größe der Bilder.
- Was passiert
- Apex legt eine Upload-Karte in den Chat, über die du das Foto der Kollegin hochladen kannst. Das Bild kommt nach dem Speichern automatisch in die Signatur.
- Wo du es siehst
- Die Upload-Karte erscheint im Chat.
Das fragt nur bei einer bereits vorhandenen Signatur nach einem Foto. Gibt es noch keine Signatur, kommt das Bild zuerst in die Galerie.
Arbeitszeit
Der Absender arbeitet innerhalb der Arbeitszeit und berücksichtigt auch die freien Tage deiner Firma.
- Was passiert
- Apex speichert die neue Arbeitszeit, außerhalb davon pausiert der Versand.
- Wo du es siehst
- Die neue Arbeitszeit erscheint auf dem Reiter Kalender des Absenders.
- Was passiert
- Apex speichert die Mittagspause, währenddessen sendet der Absender nicht.
- Wo du es siehst
- Die Mittagspause erscheint auf dem Reiter Kalender des Absenders.
- Was passiert
- Apex ordnet den gewünschten Kalender zu, oder zeigt, aus welchen Kalendern gewählt werden kann.
- Wo du es siehst
- Der zugeordnete Kalender erscheint auf dem Reiter Kalender des Absenders.
Die von Trendizz gepflegten Kalender lassen sich nur zuordnen; den eigenen, individuellen Kalender der Firma speichert oder löscht Apex auf einer Freigabekarte.
Übergabe und Löschung
Die Domains eines Absenders lassen sich an einen anderen übergeben, der Absender selbst kann in eine Gruppe verschoben und im letzten Fall gelöscht werden.
- Was passiert
- Apex zeigt auf einer Freigabekarte, von welchem Absender zu welchem die aktiven Domains wechseln, und verschiebt sie erst nach der Freigabe. Übergeben lässt sich nur an einen Absender derselben Gruppe, und jede Domain macht dort weiter, wo sie aufgehört hat.
- Wo du es siehst
- Die übergebenen Domains erscheinen auf dem Profil des neuen Absenders.
- Was passiert
- Apex fragt die Verschiebung auf einer Freigabekarte an und verschiebt den Absender erst nach der Freigabe in die neue Gruppe.
- Wo du es siehst
- Die neue Gruppe erscheint auf dem Profil des Absenders.
Das kann nur der Firmenleiter anfragen, eine Kollegin nicht.
- Was passiert
- Apex legt eine Freigabekarte vor, auf der zur Bestätigung die E-Mail-Adresse des Absenders eingegeben werden muss. Erst danach löscht es ihn.
- Wo du es siehst
- Das Ergebnis der Löschung erscheint auf der Seite Absender.
Hat der Absender noch eine aktive Domain, muss diese zuerst an einen anderen Absender übergeben werden.
Gut zu wissen
Die Entscheidung liegt immer bei dir
Wo eine Freigabe nötig ist, zeigt Apex die Karte und führt die Aktion erst nach deinem Klick aus.
Es arbeitet nur mit dem, was da ist
Apex sagt, was im Profil und in der Korrespondenz steht. Fehlen zu etwas Daten, sagt es das.
Firma vom anderen Team
Arbeitet innerhalb deiner Firma ein anderes Team mit einer Firma, weist Apex darauf hin, dass sie belegt ist, und sagt nicht, wer sie betreut.
Mit deinen eigenen Worten
Du kannst Apex in deiner eigenen Sprache schreiben. Die Beispielsätze funktionieren auch wörtlich, aber Apex versteht deine eigene Formulierung genauso gut.
Sieh dir Apex bei der Arbeit an.
Fordere eine Demo an, und wir zeigen dir in einem Online-Termin, wie das System funktioniert.