Arbeitsablauf: wer was bekommt und wann
Für die Führung Jede Antwort bekommt eine Kategorie, und der Arbeitsablauf entscheidet: für wen sie zur Aufgabe wird und was sich von selbst beendet.
Die Adresse ist tot. Apex sucht eine neue auf der Webseite der Firma und sendet erneut dorthin. Gibt es keine, schließt Apex den Fall.
Eine automatische Nachricht. Niemand muss sie lesen, die Kampagne läuft weiter.
Apex schließt den Fall mit einem vorab verfassten, höflichen Brief ab. An die Firma gehen keine weiteren Briefe, der Arbeitsablauf hält daran fest.
Eine Aufgabe für den Vertriebler, mit dem Profil der Firma und dem Ansprechpartner. Ab jetzt gehört die Firma ihm.
Die Briefe stoppen. Einen Einwand beantwortet ein Mensch, deshalb wird daraus eine Aufgabe, mit Name und Frist.
Wo die Arbeit bereits läuft, geht jede Antwort als Aufgabe an den Zuständigen der Firma. Nichts bleibt unbeachtet.
Eine erledigte Aufgabe startet die nächste. Die Firma bleibt nicht ohne Nachverfolgung, der nächste Schritt liegt immer bei jemandem.
So verarbeitet der Arbeitsablauf die Antworten. Firmennamen decken wir mit einem Balken ab, die Namen stehen für Rollen.
So läuft es ab
Du startest mit einem fertigen Ablauf
Jedes Konto startet mit demselben fertigen Arbeitsablauf: wer den Interessenten bekommt, was bei einem Einwand geschieht, worauf Apex von selbst antwortet. Er passt auch so zur Arbeitsweise der meisten Firmen; muss bei dir ein Schritt anders laufen, schreib an [email protected].
Auf deinem Schreibtisch: nichts. Willst du etwas ändern, schreib dem Support.
Jede Antwort wird eingeordnet
Apex liest jeden eingehenden Brief und entscheidet, ob er wichtig ist oder Rauschen, und welcher Art. Daraus entscheidet der Arbeitsablauf: Er schließt den Fall, Apex antwortet darauf, oder es wird eine Aufgabe für einen Menschen. Ist Apex unsicher, übergibt Apex ihn einem Menschen.
Auf deinem Schreibtisch: nichts. Das erledigt der Arbeitsablauf.
Du siehst nur deine Aufgaben
Jeder Brief, der eine menschliche Entscheidung braucht, wird zu einer Aufgabe, mit Name, Frist und dem Profil der Firma. Schließt du eine ab, kann eine neue folgen. Wo die Arbeit bereits läuft, geht die Antwort an den Zuständigen der Firma.
Auf deinem Schreibtisch: deine Aufgaben, der Reihe nach.
Der Weg einer Firma, in Aufgaben
Eine Aufgabe erzeugt eine Aufgabe, eine Antwort erzeugt eine Aufgabe. In jedem Moment liegt die Firma bei jemandem.
- Antwort kommt anInteressent
- AufgabeAntwort an den InteressentenVertriebler
- Abgeschlossen, neue AufgabeAntwort an den InteressentenPreisangebot sendenVertriebler
- Antwort kommt anFrage zum Angebot
- Aufgabe für den EigentümerAntwort auf interne FrageFirmeneigentümerEigentümer
- Abgeschlossen, neue AufgabeAntwort auf interne FrageVerhandlung führenFirmeneigentümer
- AbgeschlossenGewonnen
Sechzehn Antwortarten, drei Wege
Apex erkennt alle sechzehn Arten. Der Arbeitsablauf weiß bei jeder, was zu tun ist.
Adresspflege und automatische Nachrichten. Einen Vertröster kontaktiert Apex später erneut.
Ein vorab verfasster, höflicher Brief geht raus. Nennt jemand eine andere Person, wendet Apex sich erneut an diesen Kollegen.
Hier entscheidet ein Mensch. Jede wird zu einer Aufgabe, mit Name und Frist. Ist Apex unsicher, legt Apex die Antwort hierher.
Warum das gut für dich ist
Nicht das Gedächtnis hält es
Wer abgesagt hat, bekommt keine weiteren Briefe. Wer um später gebeten hat, den kontaktiert Apex rechtzeitig erneut. Das hält der Arbeitsablauf, es lebt nicht im Kopf eines Kollegen, und es läuft genauso, wenn jemand im Urlaub ist.
Nichts bleibt unbeachtet
Jede menschliche Antwort wird zu einer Aufgabe, mit Name und Frist. Wo die Arbeit bereits läuft, geht die Antwort an den Zuständigen der Firma. Als Führungskraft siehst du, bei wem die Arbeit liegt und was fällig wird.
Die unangenehmen Briefe schreibst nicht du
Auf eine Absage, eine rechtliche Aufforderung, eine Weiterleitung antwortet Apex. Bei einer zurückgewiesenen Adresse sucht Apex eine neue. Bei dir bleibt, was eine menschliche Entscheidung braucht: der Interessent, der Einwand, die Beschwerde.
Wie viel Zeit gibt der Arbeitsablauf zurück?
Der Tag eines Vertrieblers verliert heute Stunden an Arbeit, die dieser Arbeitsablauf stattdessen erledigt: das Lesen und Sortieren der Antworten, das Nachverfolgen zurückgewiesener Adressen, das Verfassen der höflichen Abschlüsse, das Bearbeiten der Weiterleitungen und der Überblick, bei wem was liegt. Rechne mit deinen eigenen Zahlen aus, was das für dein Team ausmacht.
Was das vom Schreibtisch nimmt
- Das Lesen und Sortieren der eingehenden Antworten. Apex ordnet jede ein.
- Das Nachverfolgen zurückgewiesener Adressen. Apex sucht eine neue und sendet erneut dorthin.
- Der höfliche Abschluss bei einer Absage oder einer rechtlichen Aufforderung. Apex antwortet mit einem vorab verfassten Brief.
- Das Bearbeiten der Weiterleitungen „Schreiben Sie meinem Kollegen“. Apex wendet sich an den genannten Kollegen.
- Der Überblick, bei wem was liegt. Jede wichtige Antwort wird zu einer Aufgabe, mit Name und Frist.
Diese Zeit fließt zum Kunden: in die Verhandlung, in Angebote, zu deinen bestehenden Kunden. Neue Interessenten kommen darüber hinaus hinzu.
Die Stundenzahl ist deine Schätzung, die Kosten sind Fakt. Wir rechnen mit 21 Arbeitstagen und 8 Stunden pro Tag.
Verwandte Funktionen
- Für den VertriebDu befasst dich nur mit den RichtigenDas Rauschen liest nicht du. Der Interessent kommt fertig, mit Profil.
- Für den VertriebAufgaben und FristenDu sagst es, Apex nimmt es auf, verteilt es und behält es im Blick. Nichts bleibt offen.
- Für den VertriebKein verlorener InteressentApex fragt nach, bevor ein Unternehmen ohne Aufgabe bleibt.
Weitere Funktionen
- So startest du mit ApexVon der Anmeldung bis zum ersten Brief: was deine Aufgabe ist und was Apex erledigt.
- Apex kennt deine FirmaAus deiner Firmenvorstellung weiß Apex, was du anbietest und wem, und schlägt bei jeder Zielfirma vor, was dort zählt.
- Zielgruppe aus dem MarktApex schlägt sie vor, du gibst sie frei, und Apex wählt Firma für Firma aus.
- MorgenberichtWas über Nacht hereinkam, wer auf ein Angebot wartet, was heute abläuft und was dein erster Schritt sein sollte.
- Leistung des TeamsSystem, Gruppe, Person: fünf Kennzahlen, Konversion und Trend, zu jedem.
- Gruppen, wer was siehtEine eigene Kampagne je Gruppe, sogar je Sprachraum. Ein Mitglied sieht die eigene Gruppe, eine Führungskraft sieht alle.
- Wenn ein Kollege kommt oder gehtEin neuer Kollege unterhält sich, und Apex führt ihn ein. Wer geht oder in den Urlaub fährt, dessen Aufgaben übergibt Apex aus einem einzigen Satz.
- MarktspiegelWarum du gewinnst, warum du verlierst, nach Segment, aus deinen abgeschlossenen Geschäften.
- Bestehende Kunden und alte KontakteDu lädst deine eigenen Partner, Apex schreibt auch ihnen, und jeder bekommt ein eigenes Profil.
- Expansion in neue MärkteDieselbe Zielgruppe in mehreren Ländern, Briefe in der Sprache des Zielmarktes, mit lokalen Feiertagen und Zeitzone.
Sieh dir Apex bei der Arbeit an.
Fordere eine Demo an, und wir zeigen dir in einem Online-Termin, wie das System funktioniert.