Briefe und Antworten
Apex sieht sich jeden eingehenden Brief zuerst an: Es trennt Wichtiges vom Rauschen, sagt Ihnen, was drinsteht, und formuliert auf Wunsch auch eine Antwort. Auf dieser Seite finden Sie, was Sie ihm dazu fragen können und wer das darf.
Eine Frage, ein geöffneter Brief und eine Antwort, die auf Freigabe wartet.
Wer kann was fragen?
Apex tut nur, wozu die fragende Person berechtigt ist. Welche Firmen Sie sehen, entscheidet Ihre Gruppe.
Klicken Sie auf Ihre eigene Rolle, und es bleiben nur die Beispielsätze auf der Seite, die Sie Apex fragen können. Der Filter ordnet nur diese Seite um, an Ihrem Konto und Ihren Berechtigungen ändert er nichts.
Mehrere Anfragen auf einmal
In einen Satz können Sie so viele Anliegen schreiben, wie Sie möchten. Apex arbeitet sie der Reihe nach ab und berichtet am Ende in einer Nachricht. Wo eine Freigabe nötig ist, zeigt es diesen Schritt auf einer Karte.
- Was passiert
- Apex geht die heutigen eingehenden Briefe durch, trennt die wichtigen vom Rauschen und sagt Ihnen anhand des Inhalts, ob ein Interessent darunter ist.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, und vollständig auf der Oberfläche für eingehende Briefe.
- Was passiert
- Apex formuliert die Antwort, stellt die bearbeitbare Karte zur Freigabe und trägt den Rückruf als Aufgabe ein.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, auf der bearbeitbaren Briefkarte; der Rückruf erscheint im Tab „Zusammenfassung“ des Profils.
- Was passiert
- Apex schlägt vor, zu wem der Brief gehören könnte, Sie wählen aus den Vorschlägen, Apex ordnet ihn zu und bietet an, den in der Signatur gefundenen Kontakt aufzunehmen.
- Wo Sie es sehen
- Im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, bei den Kontakten.
- Was passiert
- Apex liest die eingegangene Antwort und schließt den Fall je nach Inhalt entweder mit der Begründung als verloren ab oder formuliert eine Antwort zur Freigabe.
- Wo Sie es sehen
- Im Tab „Zusammenfassung“ des Profils und auf der Briefkarte.
Was ankam
Eine Frage genügt, und Apex geht die Post von heute oder der Woche durch, firmenübergreifend.
- Was passiert
- Apex geht die eingehenden Briefe durch und hebt die wichtigen aus dem Rauschen hervor. Bei den als Rauschen eingestuften Briefen sagt es auch, warum sie dort gelandet sind.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, und vollständig auf der Oberfläche für eingehende Briefe.
- Was passiert
- Apex sieht die wichtigen Briefe der Woche durch und nennt anhand ihres Inhalts die Firmen, die Interesse zeigen oder die Entscheidung auf später verschoben haben.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, mit den Namen der Firmen.
Wie Apex sie einsortiert
Jeder eingehende Brief bekommt eine Kategorie: wichtig oder Rauschen, und darin, worum es geht.
- Was passiert
- Apex findet den Brief und sagt Ihnen, in welche Kategorie es ihn eingeordnet hat. Eine Zurückweisung, eine automatische Abwesenheitsantwort oder eine Systembenachrichtigung fällt aus der Hauptansicht heraus, weil dort keine menschliche Antwort nötig ist.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat; der Brief findet sich im Filter Rauschen auf der Oberfläche für eingehende Briefe.
- Was passiert
- Apex liest den Brief und sagt Ihnen, was darin steht. Ins Rauschen kommen nur Zurückweisungen, automatische Antworten und Systembenachrichtigungen; jede echte menschliche Antwort bleibt bei den wichtigen.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Einen bestimmten Brief finden
Fragen Sie nach jedem früheren Brief, Apex findet ihn im gesamten Posteingang.
- Was passiert
- Apex durchsucht die gesamte Korrespondenz der Firma und zeigt die Treffer mit Datum, Richtung und Betreff.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, und mit der vollständigen Trefferliste auf der Brief-Suchoberfläche.
- Was passiert
- Apex schränkt die Suche auf die Absenderadresse und den genannten Monat ein und listet die Treffer auf.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
- Was passiert
- Apex schränkt dieselbe Suche weiter auf die gewünschte Richtung und den Zeitraum ein und ersetzt damit die früheren Treffer.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Brief-Suchoberfläche; sie zeigt immer das Ergebnis der letzten Suche.
Die Oberfläche hat keine eigene Filter-Schaltfläche, die Einschränkung fordern Sie immer mit einer neuen Anfrage von Apex an.
Einen Brief lesen und zusammenfassen
Die Treffer zeigen nur den Kopf, den vollständigen Text öffnet Apex nur auf Wunsch.
- Was passiert
- Apex öffnet den vollständigen Text des Briefs und fasst zusammen, was es darin findet.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
- Was passiert
- Apex fasst die Korrespondenz und die erfassten Kontaktpunkte (Anruf, Termin, früherer Brief) kurz in chronologischer Reihenfolge zusammen.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat; den vollständigen Text der Briefe können Sie im Kontaktpunkte-Tab des Profils lesen.
Ein fremdsprachiger Brief
Der Zielmarkt erhält Briefe in seiner eigenen Sprache, Sie können sie in Ihrer lesen.
- Was passiert
- Apex liest den fremdsprachigen Brief und nennt Ihnen den Inhalt in seiner Antwort auf Deutsch.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Der Brief bleibt im Profil in der Originalsprache. Dort können Sie ihn selbst mit einer Schaltfläche übersetzen und zwischen Original und übersetztem Text wechseln.
- Was passiert
- Die Zusammenfassung entsteht immer in Ihrer Sprache, auch wenn die Korrespondenz in einer anderen geführt wurde.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Eine Antwort formulieren und senden
Apex formuliert die Antwort, Sie sehen sie auf der Karte, bearbeiten und geben sie frei.
- Was passiert
- Apex formuliert die Antwort in der Sprache des Briefs und stellt die bearbeitbare Karte zur Freigabe.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat, auf der bearbeitbaren Briefkarte.
- Was passiert
- Apex fragt nach, ob es einen ganz neuen Brief schreiben soll oder eine Fortsetzung unseres früheren, und stellt die Antwort dann zur Freigabe.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Brief-Karte.
Der Brief geht erst nach Freigabe raus, und auch dann zeitversetzt, während der Arbeitszeit, von der für diese Aufgabe eingerichteten Absenderadresse Ihrer Firma.
- Was passiert
- Apex hängt die genannte Datei aus den bereits hochgeladenen der Antwort an.
- Wo Sie es sehen
- Auf der Brief-Karte.
Nur eine bereits im Profil vorhandene Datei kann angehängt werden; eine neue Datei laden Sie dort selbst hoch.
Einen herrenlosen Brief zuordnen
Ein Brief hat nicht immer schon ein Profil; Apex schlägt vor, zu wem er gehören könnte.
- Was passiert
- Apex schlägt ein paar Firmen vor, zu denen der Brief gehören könnte, jeweils mit dem Grund für den Treffer; Sie wählen aus, oder nennen die Firma.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
- Was passiert
- Apex ordnet den Brief dem genannten Profil zu und bietet danach an, den aus der Signatur ausgelesenen Kontakt aufzunehmen.
- Wo Sie es sehen
- Im Tab „Zusammenfassung“ des Profils, bei den Kontakten.
Zurückgewiesene Briefe
Eine fehlgeschlagene Zustellung hat immer einen Grund, Apex liest ihn aus dem Anhang des Briefs heraus.
- Was passiert
- Apex findet die Zurückweisung und zitiert daraus den genauen Grund: die fehlerhafte Adresse und die Meldung des Zustellservers.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Nach einer Zurückweisung fällt diese Adresse automatisch aus dem weiteren Versand heraus.
- Was passiert
- Apex sammelt aus den als Rauschen eingestuften Briefen die Zurückweisungen und nennt die betroffenen Firmen.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Ein Kontaktpunkt und eine Aufgabe aus einer Antwort
Folgte auf einen Brief noch ein Anruf oder ein Gespräch, lohnt es sich, auch das zu erfassen.
- Was passiert
- Apex erfasst den Kontaktpunkt (Anruf, Brief oder Termin) im Profil der Firma, mit Ihren eigenen Worten.
- Wo Sie es sehen
- Im Kontaktpunkte-Tab des Profils.
- Was passiert
- Apex legt eine Aufgabe mit der genannten Frist im Profil der Firma an.
- Wo Sie es sehen
- Im Tab „Zusammenfassung“ des Profils.
Die Ausgangsseite
Was Sie freigeben, geht nicht sofort raus; Apex sagt Ihnen genau, wo es wirklich steht.
- Was passiert
- Apex erklärt, dass der freigegebene Brief zeitversetzt, während der Arbeitszeit, von der Absenderadresse Ihrer Firma rausgeht, nicht sofort nach der Freigabe. Es sieht auch bei den ausgehenden Briefen nach, ob er schon raus ist.
- Wo Sie es sehen
- Im Chat.
Den genauen ausgehenden Status können Sie auch auf der Oberfläche für ausgehende Briefe nachsehen.
- Was passiert
- Ja, das macht Apex auch ohne Nachfrage zugänglich.
- Wo Sie es sehen
- In den Menüpunkten Eingehende Briefe und Ausgehende Briefe.
Gut zu wissen
Die Entscheidung bleibt bei Ihnen
Wo eine Freigabe nötig ist, zeigt Apex die Karte und führt die Aktion erst nach Ihrem Klick aus.
Es arbeitet nur mit dem, was da ist
Apex sagt, was im Profil und in der Korrespondenz steht. Fehlen zu etwas Daten, sagt es das.
Firma vom anderen Team
Arbeitet innerhalb Ihrer Firma ein anderes Team mit einer Firma, weist Apex darauf hin, dass sie belegt ist, und sagt nicht, wer sie betreut.
Mit Ihren eigenen Worten
Sie können Apex in Ihren eigenen Worten schreiben. Die Beispielsätze funktionieren auch wörtlich, aber Apex versteht Ihre eigene Formulierung genauso gut.
Geschlossenes System.
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