Úkoly a tým

Apex řadí všechny úkoly podle termínu, ať máš úkoly otevřené u kterékoli firmy. Na této stránce najdeš, jak si vyžádat vlastní agendu, jak zadat úkol kolegovi, jak uzavřít případ a co všechno můžeš udělat najednou s týmem.

Den vedoucího skupiny: vlastní agenda, agenda týmu a jedno uzavření.

Kdo si co může vyžádat?

Apex udělá jen to, k čemu má žadatel oprávnění. Které firmy vidíš, určuje tvoje skupina.

Klikni na svou roli a na stránce zůstanou jen ty vzorové věty, o které můžeš Apex požádat. Filtr jen přeuspořádá tuto stránku, na tvém účtu ani oprávněních nic nemění.

Více požadavků najednou

Do jedné věty můžeš napsat i více úkolů. Apex je vyřídí popořadě a na konci o všem podá jedno shrnutí. Kde je potřeba schválení, ukáže ho na kartě.

Co se stane: Apex úkol uzavře a hned založí další krok s termínem, který řekneš.
Kde to uvidíš: Další krok se zobrazí jako nový úkol na stránce Úkoly a na záložce Shrnutí u profilu, v části „Další“.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Apex případ uzavře jako vyhraný a poté na kartě ukáže předání ostatních otevřených úkolů Anně Novákové. Oboje provede až po schválení.
Kde to uvidíš: Na dvou kartách ke schválení v chatu, poté v agendě Anny Novákové.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Co se stane: Apex založí úkol pro Annu Novákovou se zadaným termínem a pak uzavře tvůj úkol, protože na něj už nečekáme žádný další krok.
Kde to uvidíš: Nový úkol se zobrazí na stránce Úkoly Anny Novákové a na záložce Shrnutí u profilu, uzavřený úkol pak v zobrazení Uzavřené na tvé stránce Úkoly.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Apex vybere odpovídající firmy, řekne ti, kolik jich našel, a hromadné uzavření ti ukáže na jedné kartě ke schválení. Po schválení běží na pozadí a dá vědět, až bude hotovo.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu, vybrané firmy na panelu vpravo.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Vlastní agenda

Apex vždy řadí otevřené úkoly podle termínu: co už je po termínu, co je splatné dnes, co tento týden a co později nebo vůbec nemá termín.

Vypiš mi, co na mě čeká podle termínu.

Co se stane: Apex tvé otevřené úkoly seřadí do pásem: probíhající, po termínu, s termínem dnes, s termínem tento týden, s termínem později a bez termínu. Pořadí je zároveň rada: napřed to naléhavější.
Kde to uvidíš: V chatu, v členění po pásmech.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Podrobně: Úkoly a termíny

Proč nemůžu jeden z nich teď začít?

Co se stane: Apex ti řekne, který úkol čeká na uzavření jiného úkolu, a který už je rozpracovaný.
Kde to uvidíš: V chatu, u daného úkolu.

Úkoly bez termínu se nepočítají jako po termínu, jen se v pořadí posunou dozadu.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Apex ti řekne, pokud jich našel víc, než kolik najednou vypsal, a na požádání pošle i další dávku.
Kde to uvidíš: V chatu.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Založení úkolu, i pro kolegu

Založený úkol dá Apex do agendy odpovědné osoby stejně, ať jsi odpovědný ty, nebo tvůj kolega.

Nastav mi připomínku, ať se jim za dva týdny ozvu znovu.

Co se stane: Apex založí úkol k zadané firmě a odpovědnou osobou nastaví tebe. Pokud neřekneš dokdy, navrhne obvyklý termín.
Kde to uvidíš: Na tvé stránce Úkoly a na záložce Shrnutí u profilu, v části „Další“.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Tohle ať převezme Petr Svoboda, dej mu na to úkol.

Co se stane: Apex nastaví odpovědnou osobou Annu Novákovou a úkol se objeví v její agendě, ne v tvé.
Kde to uvidíš: Na stránce Úkoly jmenovaného kolegy a na záložce Shrnutí u profilu, v části „Další“.

Pokud jménu odpovídá víc kolegů, nebo žádný, Apex se zeptá znovu, nehádá.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Pokud nesedí žádný z určených typů, Apex založí vlastní úkol s vlastním názvem.
Kde to uvidíš: Na stránce Úkoly a na záložce Shrnutí u profilu, v části „Další“.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Oprava existujícího úkolu

Co neřekneš, zůstane u úkolu tak, jak bylo.

Přidej, že tohle bude teď videohovor, ne osobní schůzka.

Co se stane: Apex změní jen to, co řekneš, ostatní pole zůstanou tak, jak byla.
Kde to uvidíš: Na stránce Úkoly a na záložce Shrnutí u profilu, v části „Další“.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Apex upraví úkol místo Anny Novákové.
Kde to uvidíš: Na stránce Úkoly Anny Novákové a na záložce Shrnutí u profilu, v části „Další“.

Úkol může upravit ten, kdo ho založil, a vedoucí firmy. Jinak to Apex řekne a nehledá žádné obchozí řešení.

Kdo požádáVedoucí firmy

Pět způsobů uzavření

Apex si nikdy nedomyslí, jak má úkol skončit: v jedné větě se zeptá, co se stalo, a podle toho zvolí větev.

Tohle je hotové, ale za dva týdny jim zavoláme, to založ potom.

Co se stane: Apex úkol uzavře a hned založí další krok, který řekneš. Proběhne to bez schválení, protože pokračování už zaznělo.
Kde to uvidíš: Další krok se zobrazí jako nový úkol na stránce Úkoly a na záložce Shrnutí u profilu, v části „Další“.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Tohle nevyšlo, byli jsme pro ně moc drazí, zavři to jako prohrané.

Co se stane: Apex uzavře úkol a spolu s ním uzavře i firmu jako vyhranou nebo prohranou. K tomu žádá schválení, protože úroveň zájmu se poté už nemění.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu, poté na záložce Shrnutí u profilu.

Úroveň zájmu má pět stupňů, od studené po horkou. U vyhrané nebo prohrané firmy se po uzavření už nemění.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Vraťme Vzor s.r.o. do kampaně, tímhle úkol zavři.

Co se stane: Apex se zeptá, do které chystané kampaně firmu chceš zařadit, a s tímto důvodem úkol uzavře. Firma se tím do kampaně ještě nedostane, načtení je samostatný krok. Žádá o schválení.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Co se stane: Apex uzavře úkol bez dalšího kroku. V takovém případě může firmě zůstat úplně bez otevřené práce.
Kde to uvidíš: V chatu. Uzavřený úkol najdeš na stránce Úkoly v zobrazení Uzavřené.

Tohle je jediná větev, kde Apex zvlášť upozorní, že firmě zůstává bez otevřeného úkolu.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Apex se vždy zeptá zpátky, co se stalo: v jedné větě žádá důvod a podle odpovědi navrhne nejpravděpodobnější větev.
Kde to uvidíš: V chatu.

Důvod uzavření je vždy tvůj, potřebuje alespoň jednu krátkou větu, jedno slovo nestačí.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Apex uzavře úkol místo Anny Novákové.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu.

Úkol může uzavřít jeho odpovědná osoba a vedoucí firmy.

Kdo požádáVedoucí firmySe schválením

Úkoly týmu

Vedoucí skupiny vidí všechny úkoly své skupiny, obchodník jen úkoly kolegů na své úrovni.

Co se stane: Apex vybere z úkolů Anny Novákové ty odpovídající a řekne ti, kolik jich je.
Kde to uvidíš: V chatu, výsledky na panelu vpravo.

Vedoucí skupiny vidí všechny kolegy své skupiny, obchodník jen ty na stejné úrovni, vedoucího skupiny ne.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Apex vybere firmy, které nemají odpovědnou osobu, a řekne, kolik otevřených úkolů na nich je.
Kde to uvidíš: V chatu, výsledky na panelu vpravo.

Tenhle výběr nevrací celou agendu, jen tolik, kolik je potřeba pro hromadné rozhodnutí.

Kdo požádáVedoucí skupinyVedoucí firmy

Jedna akce na více firmách

Z jedné věty Apex zvládne všechny dotčené firmy najednou: nejdřív vybere, pak dá ke schválení jediný plán.

Mrkni, u kolika firem z Jarní kampaně je otevřené zpětné volání.

Co se stane: Apex ti řekne, kolik firem a kolik úkolů odpovídá, a kolik z nich patří někomu jinému, takže je odsud nejde uzavřít.
Kde to uvidíš: V chatu, vybrané firmy na panelu vpravo.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Zavři všechny otevřené úkoly na vybraných firmách, protože tohle kolo uzavíráme.

Co se stane: Apex uzavření ukáže na jedné kartě ke schválení se skutečnými čísly. Po schválení běží na pozadí a dá vědět, až bude hotovo.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Založ na ně úkol, ať zjistíme, kdo je tam od teď odpovědný.

Co se stane: Pokud neřekneš, komu má nový úkol připadnout, Apex se před kartou zeptá: jmenovanému kolegovi, tobě, nebo vždy odpovědné osobě dané firmy.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu.

Nový úkol vždy vznikne první, aby na něj uzavřené úkoly mohly odkazovat.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Označ štítkem „naléhavé“ ty, kde je po termínu zpětné volání, a pokud ten štítek ještě neexistuje, vytvoř ho.

Co se stane: Apex jmenované štítky přidá nebo odebere. Pokud štítek ještě neexistuje, uvede na schvalovací kartě, že vytvoří nový.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu, poté na profilech.

Hromadně lze štítkovat, zadávat úkoly a úkoly uzavírat. Vyhraný nebo prohraný případ se musí uzavírat jednotlivě.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Předání práce

Při dovolené nebo změně týmu přejde otevřená práce ke kolegovi najednou, jedním schválením.

Předej Petru Svobodovi všechno, co mi je splatné v následujících dvou týdnech.

Co se stane: Apex spočítá, kolik úkolů spadá do daného období, a předání ukáže na kartě se skutečnými čísly.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu, poté v agendě Anny Novákové.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Odcházím, předej všechno moje Petru Svobodovi.

Co se stane: Apex předá firmy i otevřené úkoly na nich najednou. Na kartě si můžeš vybrat, jestli mají jít i úkoly, nebo jen firmy.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu, poté mezi profily Anny Novákové.

Standardně jdou úkoly s firmami, protože firma, která mění vlastníka, si obvykle bere svou práci s sebou.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmySe schválením

Co se stane: Apex předá její práci Petru Svobodovi místo Anny Novákové.
Kde to uvidíš: Na kartě ke schválení v chatu.

Vlastní práci může předat kdokoli. Práci jiného kolegy může předat vedoucí firmy.

Kdo požádáVedoucí firmySe schválením

Co se stane: Apex předá jen práci, která existuje teď. Komu připadne budoucí úkol, rozhoduje pracovní postup. Pokud to chceš změnit, napiš na [email protected].
Kde to uvidíš: V chatu.

Pro tohle není žádné zvláštní pravidlo: budoucí úkol vždy dostane toho, koho určí automatizace jako odpovědnou osobu.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Oznámení o novém úkolu

Nový úkol i předání za sebou zanechá i oznámení, ne jen záznam v agendě.

Ukaž mi, co je to, k čemu jsem ještě nedostal zpětnou vazbu.

Co se stane: Apex vypíše nepřečtená oznámení: kolik je nových úkolů, kolik čeká na schválení a co je co.
Kde to uvidíš: Pod ikonou zvonku nad polem pro psaní a v chatu, když se zeptáš.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Co se stane: Apex označí jako přečtené to, co řekneš, nebo všechno, když o to požádáš.
Kde to uvidíš: Pod ikonou zvonku.

Kdo požádáObchodníkVedoucí skupinyVedoucí firmy

Dobré vědět

Rozhodnutí je vždy na tobě

Kdekoli je potřeba schválení, Apex zobrazí kartu a provede to až po tvém kliknutí.

Pracuje jen s tím, co má

Apex řekne to, co je na profilu a v korespondenci. Pokud o něčem nemá údaje, řekne to.

Firma jiného týmu

Pokud s firmou uvnitř tvé firmy pracuje jiný tým, Apex to označí jako obsazené a neřekne, kdo ji vede.

Vlastními slovy

Apex můžeš psát ve svém jazyce. Vzorové věty fungují i doslovně, ale tvou vlastní formulaci pochopí stejně dobře.

Podívej se, jak Apex funguje.

Požádej o demo a na online schůzce ti ukážeme, jak systém funguje.

Na online schůzce ti živě ukážeme, jak systém funguje.