Pracovní postup: kdo co dostane a kdy

Pro vedoucí Každá odpověď dostane kategorii a pracovní postup rozhodne: komu se stane úkolem a co se zastaví samo.

Adresa není funkční. Apex hledá novou na webu firmy a odešle tam znovu. Pokud žádná není, případ uzavře.

Automatická zpráva. Nikdo ji nemusí číst, kampaň pokračuje dál.

Apex to uzavře předem připraveným zdvořilým dopisem. Firmě už žádné další dopisy nejdou, to hlídá postup.

Úkol pro obchodníka, spolu s profilem firmy a kontaktní osobou. Od této chvíle firma patří jemu.

Dopisy se zastaví. Na námitku odpovídá člověk, proto se z ní stane úkol se jménem a termínem.

Kde už práce běží, každá odpověď přijde jako úkol kolegovi odpovědnému za firmu. Nic nezůstane bez povšimnutí.

Uzavřený úkol spustí další. Firma nikdy nezůstane bez pokračování, další krok je vždy u někoho.

Takto pracovní postup zpracovává odpovědi. Názvy firem zakrýváme pruhem, jména zastupují role.

Jak to funguje

Začínáš s hotovým postupem

Každý účet začíná se stejným hotovým postupem: kdo dostane zájemce, co se stane u námitky, na co Apex odpoví sám. Většině firem takto vyhovuje; pokud musí některý krok u tebe probíhat jinak, napiš na [email protected].

Na tvém stole: nic. Pokud chceš něco změnit, napiš podpoře.

Každá odpověď se zařadí

Apex přečte každý příchozí dopis a rozhodne, zda je důležitý, nebo zda jde o šum, a o jaký druh. Podle toho rozhodne postup: případ uzavře, Apex na něj odpoví, nebo se z něj stane úkol pro člověka. Když si Apex není jistý, předá odpověď člověku.

Na tvém stole: nic. Tohle dělá postup.

Díváš se jen na své úkoly

Každý dopis, který vyžaduje lidské rozhodnutí, se stane úkolem se jménem, termínem a profilem firmy. Když nějaký uzavřeš, může z něj vzejít nový úkol. Kde už práce běží, odpověď přijde kolegovi odpovědnému za firmu.

Na tvém stole: tvé úkoly, popořadě.

Cesta jedné firmy, v úkolech

Úkol plodí úkol, odpověď plodí úkol. Firma je v každém okamžiku u někoho.

Přijde odpověď
Zájemce
Úkol
Odpověď zájemci
obchodník
Uzavřeno, nový úkol
Odpověď zájemci
Odeslání cenové nabídky
obchodník
Přijde odpověď
Dotaz k nabídce
Úkol pro vlastníka
Odpověď na interní dotaz
vlastník firmyvlastník
Uzavřeno, nový úkol
Odpověď na interní dotaz
Vedení jednání
vlastník firmy
Uzavřeno
Vyhráno

Šestnáct druhů odpovědí, tři cesty

Apex rozpozná všech šestnáct druhů. Postup ví, co s každým z nich.

Uzavře se samo

VrácenoNa dovolenéAutomatické potvrzeníSystémové oznámeníOdkladač

Údržba adres a automatické zprávy. Odkladače Apex později znovu osloví.

Apex odpoví

OdmítnutíPrávní stopPředávající

Odejde předem připravený zdvořilý dopis. Když někdo označí někoho jiného, Apex se znovu vydá za tímto kolegou.

Úkol pro člověka

ZájemceNámitkaStížnostPodporaUž zákazníkInterníOstatníK posouzení člověkem

Tady rozhoduje člověk. Z každého se stane úkol se jménem a termínem. Když si Apex není jistý, zařadí odpověď sem.

Proč je to dobré pro tebe

Nedrží to paměť

Kdo odmítl, tomu už žádné další dopisy nejdou. Kdo odložil, toho Apex později znovu osloví. Drží to postup, nežije to v hlavě jednoho kolegy, a funguje to stejně i tehdy, když je někdo na dovolené.

Nic nezůstane bez povšimnutí

Z každé lidské odpovědi se stane úkol se jménem a termínem. Kde už práce běží, odpověď přijde kolegovi odpovědnému za firmu. Jako vedoucí vidíš, u koho práce leží a čemu se blíží termín.

Nepříjemné dopisy nepíšeš ty

Na odmítnutí, právní žádost a přeposlání odpovídá Apex. U vrácené adresy hledá novou. Tobě zůstává to, o čem rozhoduje člověk: zájemce, námitka, stížnost.

Kolik času ti postup vrátí?

Obchodníkovi dnes ubírají hodiny ze dne věci, které za něj udělá tento postup: čtení a třídění odpovědí, dohledávání vrácených adres, psaní zdvořilých uzavíracích dopisů, vyřizování přeposlání a udržování přehledu o tom, u koho co leží. Spočítej si podle vlastních čísel, kolik to vychází na tvůj tým.

Co ti tohle vezme ze stolu

Čtení a třídění příchozích odpovědí. Apex zařadí každou z nich.
Dohledávání vrácených adres. Apex hledá novou a odešle tam znovu.
Zdvořilé uzavření při odmítnutí nebo právní žádosti. Apex odpoví předem připraveným dopisem.
Vyřizování přeposlání typu „napište mému kolegovi“. Apex se vydá za uvedeným kolegou.
Udržování přehledu o tom, u koho co leží. Z každé důležité odpovědi se stane úkol se jménem a termínem.

Kolik obchodníků u vás pracuje?2

Celkové měsíční náklady na jednoho obchodníka2 500 €

se mzdou, odvody, se vším

Tolik hodin denně zabere vyřizování odpovědí1 hodina

čtení, třídění, adresy, uzavření, přeposlání, udržování přehledu; tvůj odhad

Získaný čas měsíčně42 hodin

Získaný čas ročně504 hodin

Tolik celých pracovních dní ročně63 pracovních dní

Jeho hodnota měsíčně1 000 €

Tento čas připadne na zákazníka: na jednání, na nabídky, na stávající zákazníky. Noví zájemci přicházejí navíc.

Počet hodin je tvůj odhad, náklady jsou skutečné. Počítáme s 21 pracovními dny a 8 hodinami denně.