Dopisy a odpovědi
Apex si každý příchozí dopis projde jako první: odděluje důležité od šumu, řekne ti, co v nich stojí, a na požádání k nim navrhne i odpověď. Na této stránce najdeš, co si od něj můžeš vyžádat a kdo o to může požádat.
Jeden dotaz, jeden otevřený dopis a odpověď, která čeká na schválení.
Kdo si co může vyžádat?
Apex udělá jen to, k čemu má žadatel oprávnění. Které firmy vidíš, určuje tvoje skupina.
Klikni na svou roli a na stránce zůstanou jen ty vzorové věty, o které můžeš Apex požádat. Filtr jen přeuspořádá tuto stránku, na tvém účtu ani oprávněních nic nemění.
Více požadavků najednou
Do jedné věty můžeš napsat tolik úkonů, kolik chceš. Apex je provede postupně a na konci podá souhrnnou zprávu. Kde je potřeba schválení, ukáže ten krok na kartě.
- Co se stane
- Apex projde dnešní příchozí dopisy, oddělí důležité od šumu a podle obsahu dopisů ti řekne, jestli je mezi nimi zájemce.
- Kde to uvidíš
- V chatu a v plném rozsahu na obrazovce Příchozí pošta.
- Co se stane
- Apex navrhne odpověď, dá upravitelnou kartu ke schválení a zpětné volání zapíše jako úkol.
- Kde to uvidíš
- V chatu, na upravitelné kartě dopisu; zpětné volání se objeví na záložce Shrnutí na profilu.
- Co se stane
- Apex navrhne, komu by dopis mohl patřit, ty si z nich vybereš, Apex ho přiřadí a nabídne přidání kontaktu nalezeného v podpisu.
- Kde to uvidíš
- Na záložce Shrnutí na profilu, v části Kontakty.
- Co se stane
- Apex si přečte příchozí odpověď a podle jejího obsahu buď případ uzavře jako prohraný s odůvodněním, nebo připraví odpověď ke schválení.
- Kde to uvidíš
- Na záložce Shrnutí u profilu, případně na kartě dopisu.
Co přišlo
Jeden dotaz, a Apex projde dnešní nebo týdenní poštu, napříč všemi firmami.
- Co se stane
- Apex projde příchozí dopisy a důležité vytáhne ze šumu. U dopisů zařazených do šumu řekne i to, proč tam skončily.
- Kde to uvidíš
- V chatu a v plném rozsahu na obrazovce Příchozí pošta.
- Co se stane
- Apex projde důležité dopisy, které přišly za týden, a podle jejich obsahu jmenovitě uvede firmy, které projevují zájem nebo rozhodnutí odložily na později.
- Kde to uvidíš
- V chatu, s názvy firem.
Jak Apex třídí dopisy
Každý příchozí dopis dostane kategorii: důležité nebo šum, a v rámci toho, o co jde.
- Co se stane
- Apex dopis najde a řekne ti, do jaké kategorie ho zařadil. Vrácené doručení, automatická odpověď mimo kancelář nebo systémové oznámení se z hlavního přehledu vyřadí, protože nevyžadují lidskou odpověď.
- Kde to uvidíš
- V chatu; dopis najdeš ve filtru Šum na obrazovce Příchozí pošta.
- Co se stane
- Apex dopis přečte a řekne, co v něm stojí. Do šumu jdou jen nedoručitelné dopisy, automatické odpovědi a systémová oznámení; každá skutečná lidská odpověď zůstává mezi důležitými.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
Vyhledání konkrétního dopisu
Zeptej se na kterýkoli dřívější dopis, Apex ho najde v celé poště.
- Co se stane
- Apex prohledá celou korespondenci firmy a výsledky ukáže s datem, směrem a předmětem.
- Kde to uvidíš
- V chatu a s celým souborem výsledků na obrazovce hledání dopisů.
- Co se stane
- Apex zúží hledání na adresu odesílatele a zadaný měsíc a vypíše nalezené výsledky.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
- Co se stane
- Apex stejné hledání dál zúží na požadovaný směr a období a nahradí jím předchozí výsledky.
- Kde to uvidíš
- Na obrazovce hledání dopisů; ta vždy zobrazuje výsledky posledního hledání.
Obrazovka nemá vlastní tlačítko filtru, zúžení si vždy vyžádej novým požadavkem na Apex.
Přečtení a shrnutí dopisu
Výsledky ukazují jen záhlaví, celý text Apex otevře jen na požádání.
- Co se stane
- Apex otevře celý text dopisu a shrne, co v něm najde.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
- Co se stane
- Apex chronologicky a stručně shrne korespondenci i zaznamenané interakce (hovor, schůzku, dřívější dopis).
- Kde to uvidíš
- V chatu; celý text dopisů si můžeš přečíst na záložce Interakce na profilu.
Dopis v cizím jazyce
Cílový trh dostává dopisy ve svém jazyce, ty si je přečteš ve svém.
- Co se stane
- Apex si přečte dopis v cizím jazyce a obsah ti ve své odpovědi vysvětlí česky.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
Dopis zůstává na profilu v původním jazyce. Tam si ho můžeš jedním tlačítkem přeložit a přepínat mezi originálem a přeloženým textem.
- Co se stane
- Shrnutí vzniká vždy ve tvém jazyce, i když korespondence probíhala v jiném.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
Sepsání a odeslání odpovědi
Apex odpověď navrhne, ty ji na kartě vidíš, upravuješ a schvaluješ.
- Co se stane
- Apex navrhne odpověď v jazyce dopisu a dá upravitelnou kartu ke schválení.
- Kde to uvidíš
- V chatu, na upravitelné kartě dopisu.
- Co se stane
- Apex se zeptá, jestli má napsat úplně nový dopis, nebo navázat na ten náš předchozí, a poté dá odpověď ke schválení.
- Kde to uvidíš
- Na kartě dopisu.
Dopis odejde až po schválení, a i pak podle plánu, v pracovní době, z odesílací adresy tvé firmy určené pro tuto práci.
- Co se stane
- Apex k odpovědi přiloží pojmenovaný soubor z těch, které jsou už nahrané.
- Kde to uvidíš
- Na kartě dopisu.
Přiložit lze jen soubor, který už na profilu existuje; nový soubor tam nahraješ ty.
Přiřazení dopisu bez firmy
Dopis nemusí mít vždy profil; Apex navrhne, komu by mohl patřit.
- Co se stane
- Apex navrhne několik firem, ke kterým by dopis mohl patřit, spolu s důvodem shody; ty si z nich vybereš, nebo firmu sám pojmenuješ.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
- Co se stane
- Apex dopis přiřadí k pojmenovanému profilu a poté nabídne přidání kontaktu, který přečetl z podpisu.
- Kde to uvidíš
- Na záložce Shrnutí u profilu, v části Kontakty.
Vrácené dopisy
Neúspěšné doručení má vždy důvod, Apex ho vyčte z přílohy dopisu.
- Co se stane
- Apex najde vrácené doručení a ocituje z něj přesný důvod: chybnou adresu a zprávu doručovacího serveru.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
Po vrácení se daná adresa automaticky vyřadí z dalšího odesílání.
- Co se stane
- Apex z dopisů zařazených jako šum vybere vrácená doručení a jmenovitě uvede dotčené firmy.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
Interakce a úkol z odpovědi
Pokud po dopisu přišel i hovor nebo domluva, vyplatí se zapsat i to.
- Co se stane
- Apex zapíše interakci (hovor, dopis nebo schůzku) na profil firmy, tvými slovy.
- Kde to uvidíš
- Na záložce Interakce na profilu.
- Co se stane
- Apex přidá úkol se zadaným termínem na profil firmy.
- Kde to uvidíš
- Na záložce Shrnutí u profilu.
Odchozí strana
Co schválíš, neodejde hned; Apex ti řekne, na čem to skutečně je.
- Co se stane
- Apex vysvětlí, že schválený dopis odejde podle plánu, v pracovní době, z odesílací adresy tvé firmy, ne hned po schválení. V odchozích dopisech se také podívá, jestli už odešel.
- Kde to uvidíš
- V chatu.
Přesný odchozí stav si můžeš zkontrolovat i na obrazovce Odchozí pošta.
- Co se stane
- Ano, k tomu se nemusíš ptát Apex: všechny příchozí i odchozí dopisy si můžeš projít přímo.
- Kde to uvidíš
- V položkách nabídky Příchozí pošta a Odchozí pošta.
Dobré vědět
Rozhodnutí je vždy na tobě
Kdekoli je potřeba schválení, Apex zobrazí kartu a provede to až po tvém kliknutí.
Pracuje jen s tím, co má
Apex řekne to, co je na profilu a v korespondenci. Pokud o něčem nemá údaje, řekne to.
Firma jiného týmu
Pokud s firmou uvnitř tvé firmy pracuje jiný tým, Apex to označí jako obsazené a neřekne, kdo ji vede.
Vlastními slovy
Apex můžeš psát ve svém jazyce. Vzorové věty fungují i doslovně, ale tvou vlastní formulaci pochopí stejně dobře.
Podívej se, jak Apex funguje.
Požádej o demo a na online schůzce ti ukážeme, jak systém funguje.