Dopisy a odpovědi
Apex si každý příchozí dopis projde jako první: odděluje důležité od šumu, řekne Vám, co v nich stojí, a na požádání k nim navrhne i odpověď. Na této stránce najdete, co si od něj můžete vyžádat a kdo o to může požádat.
Jeden dotaz, jeden otevřený dopis a odpověď, která čeká na schválení.
Kdo si co může vyžádat?
Apex udělá jen to, k čemu má žadatel oprávnění. Které firmy vidíte, určuje Vaše skupina.
Klikněte na svou roli a na stránce zůstanou jen ty vzorové věty, o které můžete Apex požádat. Filtr jen přeuspořádá tuto stránku, na Vašem účtu ani oprávněních nic nemění.
Více požadavků najednou
Do jedné věty můžete napsat tolik úkonů, kolik chcete. Apex je postupně provede a na konci podá souhrnnou zprávu. Kde je potřeba schválení, ukáže ten krok na kartě.
- Co se stane
- Apex projde dnešní příchozí dopisy, oddělí důležité od šumu a podle obsahu dopisů Vám řekne, jestli je mezi nimi zájemce.
- Kde to uvidíte
- V chatu a v plném rozsahu na obrazovce Příchozí pošta.
- Co se stane
- Apex navrhne odpověď, dá upravitelnou kartu ke schválení a zpětné volání zapíše jako úkol.
- Kde to uvidíte
- V chatu, na upravitelné kartě dopisu; zpětné volání se objeví na záložce Shrnutí na profilu.
- Co se stane
- Apex navrhne, komu by dopis mohl patřit, Vy si z toho vyberete, Apex ho přiřadí a nabídne přidání kontaktu nalezeného v podpisu.
- Kde to uvidíte
- Na záložce Shrnutí na profilu, v části Kontakty.
- Co se stane
- Apex si přečte příchozí odpověď a podle jejího obsahu buď případ uzavře jako prohraný s odůvodněním, nebo připraví odpověď ke schválení.
- Kde to uvidíte
- Na záložce Shrnutí u profilu, případně na kartě dopisu.
Co přišlo
Jeden dotaz, a Apex projde dnešní nebo týdenní poštu, napříč všemi firmami.
- Co se stane
- Apex projde příchozí dopisy a důležité vytáhne ze šumu. U dopisů zařazených do šumu řekne i to, proč tam skončily.
- Kde to uvidíte
- V chatu a v plném rozsahu na obrazovce Příchozí pošta.
- Co se stane
- Apex projde důležité dopisy, které přišly za týden, a podle jejich obsahu jmenovitě uvede firmy, které projevují zájem nebo rozhodnutí odložily na později.
- Kde to uvidíte
- V chatu, s názvy firem.
Jak Apex třídí dopisy
Každý příchozí dopis dostane kategorii: důležité nebo šum, a v rámci toho, o co jde.
- Co se stane
- Apex dopis najde a řekne Vám, do jaké kategorie ho zařadil. Vrácené doručení, automatická odpověď mimo kancelář nebo systémové oznámení se z hlavního přehledu vyřadí, protože nevyžadují lidskou odpověď.
- Kde to uvidíte
- V chatu; dopis najdete ve filtru Šum na obrazovce Příchozí pošta.
- Co se stane
- Apex dopis přečte a řekne, co v něm stojí. Do šumu jdou jen nedoručitelné dopisy, automatické odpovědi a systémová oznámení; každá skutečná lidská odpověď zůstává mezi důležitými.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
Vyhledání konkrétního dopisu
Zeptejte se na kterýkoli dřívější dopis, Apex ho najde v celé poště.
- Co se stane
- Apex prohledá celou korespondenci firmy a výsledky ukáže s datem, směrem a předmětem.
- Kde to uvidíte
- V chatu a s celým souborem výsledků na obrazovce hledání dopisů.
- Co se stane
- Apex zúží hledání na adresu odesílatele a zadaný měsíc a vypíše nalezené výsledky.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
- Co se stane
- Apex stejné hledání dál zúží na požadovaný směr a období a nahradí jím předchozí výsledky.
- Kde to uvidíte
- Na obrazovce hledání dopisů; ta vždy zobrazuje výsledky posledního hledání.
Obrazovka nemá vlastní tlačítko filtru, zúžení si vždy vyžádejte novým požadavkem na Apex.
Přečtení a shrnutí dopisu
Výsledky ukazují jen záhlaví, celý text Apex otevře jen na požádání.
- Co se stane
- Apex otevře celý text dopisu a shrne, co v něm najde.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
- Co se stane
- Apex chronologicky a stručně shrne korespondenci i zaznamenané interakce (hovor, schůzku, dřívější dopis).
- Kde to uvidíte
- V chatu; celý text dopisů si můžete přečíst na záložce Interakce u profilu.
Dopis v cizím jazyce
Cílový trh dostává dopisy ve svém jazyce, Vy si je můžete přečíst ve svém.
- Co se stane
- Apex si přečte dopis v jeho jazyce a obsah Vám sdělí ve své odpovědi, česky.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
Dopis zůstává na profilu v původním jazyce. Tam si ho tlačítkem můžete sami přeložit a přepínat mezi originálem a přeloženým textem.
- Co se stane
- Shrnutí vzniká vždy ve Vašem jazyce, i když korespondence probíhala v jiném.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
Sepsání a odeslání odpovědi
Apex odpověď navrhne, Vy ji vidíte na kartě, upravíte a schválíte.
- Co se stane
- Apex navrhne odpověď v jazyce dopisu a dá upravitelnou kartu ke schválení.
- Kde to uvidíte
- V chatu, na upravitelné kartě dopisu.
- Co se stane
- Apex se zeptá, jestli má napsat úplně nový dopis, nebo navázat na ten náš předchozí, a poté dá odpověď ke schválení.
- Kde to uvidíte
- Na kartě dopisu.
Dopis odejde až po schválení, a i pak podle plánu, v pracovní době, z odesílací adresy Vaší firmy určené pro tuto práci.
- Co se stane
- Apex k odpovědi přiloží pojmenovaný soubor z těch, které jsou už nahrané.
- Kde to uvidíte
- Na kartě dopisu.
Přiložit lze jen soubor, který už na profilu existuje; nový soubor tam nahrajete sami.
Přiřazení dopisu bez firmy
Dopis nemusí mít vždy profil; Apex navrhne, komu by mohl patřit.
- Co se stane
- Apex navrhne několik firem, ke kterým by dopis mohl patřit, spolu s důvodem shody; Vy si z nich vyberete, nebo firmu sami pojmenujete.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
- Co se stane
- Apex dopis přiřadí k pojmenovanému profilu a poté nabídne přidání kontaktu, který přečetl z podpisu.
- Kde to uvidíte
- Na záložce Shrnutí u profilu, v části Kontakty.
Vrácené dopisy
Neúspěšné doručení má vždy důvod, Apex ho vyčte z přílohy dopisu.
- Co se stane
- Apex najde vrácené doručení a ocituje z něj přesný důvod: chybnou adresu a zprávu doručovacího serveru.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
Po vrácení se daná adresa automaticky vyřadí z dalšího odesílání.
- Co se stane
- Apex z dopisů zařazených jako šum vybere vrácená doručení a jmenovitě uvede dotčené firmy.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
Interakce a úkol z odpovědi
Pokud po dopisu přišel i hovor nebo domluva, vyplatí se zapsat i to.
- Co se stane
- Apex zapíše interakci (hovor, dopis nebo schůzku) na profil firmy, Vašimi slovy.
- Kde to uvidíte
- Na záložce Interakce na profilu.
- Co se stane
- Apex přidá úkol se zadaným termínem na profil firmy.
- Kde to uvidíte
- Na záložce Shrnutí u profilu.
Odchozí strana
Co schválíte, neodejde hned; Apex Vám řekne, na čem to skutečně je.
- Co se stane
- Apex vysvětlí, že schválený dopis odejde podle plánu, v pracovní době, z odesílací adresy Vaší firmy, ne hned po schválení. V odchozích dopisech se také podívá, jestli už odešel.
- Kde to uvidíte
- V chatu.
Přesný odchozí stav si můžete zkontrolovat i na obrazovce Odchozí pošta.
- Co se stane
- Ano, Apex Vám to zpřístupní i bez toho, abyste se museli ptát.
- Kde to uvidíte
- V položkách nabídky Příchozí pošta a Odchozí pošta.
Dobré vědět
Rozhodnutí je vždy na Vás
Kdekoli je potřeba schválení, Apex zobrazí kartu a provede to až po Vašem kliknutí.
Pracuje jen s tím, co má
Apex řekne to, co je na profilu a v korespondenci. Pokud o něčem nemá údaje, řekne to.
Firma jiného týmu
Pokud s firmou uvnitř Vaší firmy pracuje jiný tým, Apex to označí jako obsazené a neřekne, kdo ji vede.
Vlastními slovy
Pište vlastními slovy, Apex jim rozumí. Vzorové věty fungují i doslovně, ale Vaši vlastní formulaci pochopí stejně dobře.
Uzavřený systém.
Přístup na pozvánku. Požádejte o něj ze své firemní e-mailové adresy a náš odborný kolega se s Vámi spojí.
Pokud Vám po online schůzce opravdu dokážeme pomoci, dostanete 14denní demo zdarma a bez závazků. Jak demo funguje