Listy a odpovede
Každý prichádzajúci list si Apex prezrie ako prvý: oddelí dôležité od šumu, povie Vám, čo v nich stojí, a na požiadanie na ne aj navrhne odpoveď. Na tejto stránke nájdete, čo si od neho môžete vypýtať a kto si to môže vypýtať.
Jedna otázka, jeden otvorený list a odpoveď, ktorá čaká na schválenie.
Kto čo môže žiadať?
Apex urobí len to, na čo je žiadateľ oprávnený. Ktoré firmy vidíte, určuje Vaša skupina.
Kliknite na svoju rolu a na stránke zostanú len tie vzorové vety, ktoré Apex vo Vašej role vybaví. Filter iba preusporiada túto stránku, na Vašom účte ani na Vašich oprávneniach nič nemení.
Viac požiadaviek naraz
Do jednej vety môžete napísať toľko úloh, koľko chcete. Apex ich vybaví postupne a na konci podá súhrnnú správu. Kde treba schválenie, ten krok ukáže na karte.
- Čo sa stane
- Apex prejde dnešné prichádzajúce listy, oddelí dôležité od šumu a podľa obsahu listov Vám povie, ak je medzi nimi záujemca.
- Kde to vidíte
- V chate a na obrazovke Prijaté e-maily v úplnom rozpise.
- Čo sa stane
- Apex pripraví odpoveď, dá upraviteľnú kartu na schválenie a zapíše spätné zavolanie ako úlohu.
- Kde to vidíte
- V chate, na upraviteľnej karte listu; spätné zavolanie sa zobrazí na záložke Zhrnutie v profile.
- Čo sa stane
- Apex navrhne, komu by list mohol patriť, Vy si vyberiete z možností, Apex ho priradí a ponúkne pridanie kontaktnej osoby nájdenej v podpise.
- Kde to vidíte
- Na záložke Zhrnutie v profile, v časti Kontakty.
- Čo sa stane
- Apex si prečíta prijatú odpoveď a podľa jej obsahu buď ukončí prípad ako prehraný s odôvodnením, alebo pripraví odpoveď na schválenie.
- Kde to vidíte
- Na záložke Zhrnutie v profile, respektíve na karte listu.
Čo prišlo
Stačí jedna otázka a Apex prejde dnešnú alebo týždennú poštu, bez ohľadu na firmu.
- Čo sa stane
- Apex prejde prichádzajúce listy a dôležité vyzdvihne zo šumu. Pri listoch zaradených do šumu Vám povie aj to, prečo sa tam dostali.
- Kde to vidíte
- V chate a na obrazovke Prijaté e-maily v úplnom rozpise.
- Čo sa stane
- Apex prejde tohtotýždňové prijaté dôležité listy a podľa ich obsahu pomenuje firmy, ktoré prejavujú záujem alebo rozhodnutie odložili na neskôr.
- Kde to vidíte
- V chate, s názvami firiem.
Ako ich Apex triedi
Každý prichádzajúci list dostane kategóriu: dôležitý alebo šum, a v rámci toho, o čo ide.
- Čo sa stane
- Apex nájde list a povie Vám, do akej kategórie ho zaradil. Vrátené doručenie, automatická správa o neprítomnosti alebo systémové oznámenie sa z hlavného zobrazenia vyradí, pretože nevyžaduje ľudskú odpoveď.
- Kde to vidíte
- V chate; list nájdete vo filtri Šum na obrazovke Prijaté e-maily.
- Čo sa stane
- Apex si list prečíta a povie Vám, čo v ňom stojí. Do šumu ide len nedoručiteľný list, automatická odpoveď a systémové oznámenie; každá skutočná ľudská odpoveď ostáva medzi dôležitými.
- Kde to vidíte
- V chate.
Vyhľadanie konkrétneho listu
Opýtajte sa na ktorýkoľvek skorší list, Apex ho nájde v celej pošte.
- Čo sa stane
- Apex prehľadá celú korešpondenciu s firmou a nájdené listy zobrazí s dátumom, smerom a predmetom.
- Kde to vidíte
- V chate a na obrazovke vyhľadávania listov s úplným počtom výsledkov.
- Čo sa stane
- Apex zúži vyhľadávanie na adresu odosielateľa a zadaný mesiac a vypíše výsledky.
- Kde to vidíte
- V chate.
- Čo sa stane
- Apex to isté vyhľadávanie ďalej zúži na požadovaný smer a obdobie a nahradí ním predchádzajúce výsledky.
- Kde to vidíte
- Na obrazovke vyhľadávania listov; tá vždy zobrazuje výsledok posledného vyhľadávania.
Táto obrazovka nemá vlastné tlačidlo filtra, zúženie vždy zadajte ďalšou požiadavkou a Apex ho vykoná.
Prečítanie a zhrnutie listu
Výsledky ukazujú len hlavičku, celý text Apex otvorí až na požiadanie.
- Čo sa stane
- Apex otvorí celý text listu a zhrnie, čo v ňom nájde.
- Kde to vidíte
- V chate.
- Čo sa stane
- Apex v chronologickom poradí stručne zhrnie korešpondenciu aj zaznamenané interakcie (telefonát, stretnutie, skorší list).
- Kde to vidíte
- V chate; celý text listov si môžete prečítať na záložke Interakcie v profile.
List v cudzom jazyku
Cieľový trh dostáva listy vo svojom jazyku, Vy si ich môžete čítať vo svojom.
- Čo sa stane
- Apex si list v cudzom jazyku prečíta a jeho obsah Vám v odpovedi povie po slovensky.
- Kde to vidíte
- V chate.
List zostáva na profile v pôvodnom jazyku. Tam si ho jedným tlačidlom môžete sami preložiť a prepínať medzi pôvodným a preloženým textom.
- Čo sa stane
- Zhrnutie sa vždy pripraví vo Vašom jazyku, aj keď korešpondencia prebiehala v inom jazyku.
- Kde to vidíte
- V chate.
Príprava a odoslanie odpovede
Apex pripraví odpoveď, Vy ju vidíte na karte, upravíte a schválite.
- Čo sa stane
- Apex pripraví odpoveď v jazyku listu a dá upraviteľnú kartu na schválenie.
- Kde to vidíte
- V chate, na upraviteľnej karte listu.
- Čo sa stane
- Apex sa opýta, či má napísať úplne nový list, alebo pokračovanie nášho predchádzajúceho, a následne dá odpoveď na schválenie.
- Kde to vidíte
- Na karte listu.
List odíde až po schválení, a to podľa plánu, počas pracovnej doby, z odosielacej adresy, ktorú má Vaša firma vytvorenú na túto úlohu.
- Čo sa stane
- Apex k odpovedi pripojí pomenovaný súbor spomedzi tých, ktoré ste už predtým nahrali.
- Kde to vidíte
- Na karte listu.
Priložiť možno len súbor, ktorý je už na profile; nový súbor tam nahráte Vy.
Priradenie listu bez firmy
List nemá vždy hneď profil; Apex Vám navrhne, komu by mohol patriť.
- Čo sa stane
- Apex navrhne niekoľko firiem, ku ktorým by list mohol patriť, spolu s dôvodom zhody; Vy si vyberiete z nich, alebo firmu pomenujete sami.
- Kde to vidíte
- V chate.
- Čo sa stane
- Apex priradí list k pomenovanému profilu a následne ponúkne pridanie kontaktnej osoby, ktorú vyčítal z podpisu.
- Kde to vidíte
- Na záložke Zhrnutie v profile, v časti Kontakty.
Vrátené listy
Dôvod neúspešného doručenia je vždy k dispozícii, Apex ho vyčíta z prílohy listu.
- Čo sa stane
- Apex nájde vrátené doručenie a uvedie z neho presný dôvod: chybnú adresu a správu doručovacieho servera.
- Kde to vidíte
- V chate.
Po vrátení sa daná adresa automaticky vyradí z ďalšieho posielania.
- Čo sa stane
- Apex spomedzi listov zaradených ako šum vyberie vrátené doručenia a pomenuje dotknuté firmy.
- Kde to vidíte
- V chate.
Interakcia a úloha z odpovede
Ak po liste nasledoval aj telefonát alebo dohoda, oplatí sa zapísať aj to.
- Čo sa stane
- Apex zaznamená interakciu (telefonát, list alebo stretnutie) na profile firmy, Vašimi slovami.
- Kde to vidíte
- Na záložke Interakcie v profile.
- Čo sa stane
- Apex pridá úlohu so zadaným termínom na profile firmy.
- Kde to vidíte
- Na záložke Zhrnutie v profile.
Odosielacia strana
Čo Vy schválite, neodíde hneď; Apex Vám povie, kde to v skutočnosti stojí.
- Čo sa stane
- Apex Vám povie, že schválený list odíde podľa plánu, počas pracovnej doby, z odosielacej adresy Vašej firmy, nie hneď po schválení. Medzi odoslanými listami aj pozrie, či už odišiel.
- Kde to vidíte
- V chate.
Presný odosielací stav si môžete pozrieť aj na obrazovke Odoslané e-maily.
- Čo sa stane
- Áno, Apex Vám to sprístupní aj bez toho, aby sa musel pýtať.
- Kde to vidíte
- V menu Prijaté e-maily a Odoslané e-maily.
Dobré vedieť
Rozhodnutie je vždy na Vás
Kde treba schválenie, Apex zobrazí kartu a vykoná to až po Vašom kliknutí.
Pracuje len s tým, čo má
Apex povie to, čo je v profile a v korešpondencii. Ak o niečom nemá údaje, povie to.
Firma iného tímu
Ak s firmou v rámci Vašej spoločnosti pracuje iný tím, Apex to označí ako obsadené a nepovie, kto ju vedie.
Vlastnými slovami
Píšte vlastnými slovami, Apex im rozumie. Vzorové vety fungujú aj doslovne, ale rovnako dobre pochopí aj Vašu vlastnú formuláciu.
Uzavretý systém.
Prístup na pozvanie. Požiadajte oň z Vašej firemnej e-mailovej adresy a náš odborný kolega Vás bude kontaktovať.
Ak Vám po online konzultácii naozaj vieme pomôcť, dostanete 14-dňové bezplatné demo, bez záväzkov. Ako funguje demo