Listy a odpovede
Každý prichádzajúci list si Apex prezrie ako prvý: oddelí dôležité od šumu, povie ti, čo sa v nich píše, a na požiadanie na ne aj navrhne odpoveď. Na tejto stránke nájdeš, čo si od neho môžeš vypýtať a kto si to môže vypýtať.
Jedna otázka, jeden otvorený list a odpoveď, ktorá čaká na schválenie.
Kto čo môže žiadať?
Apex urobí len to, na čo je žiadateľ oprávnený. Ktoré firmy kto vidí, určuje jeho skupina.
Klikni na svoju rolu a na stránke zostanú len tie vzorové vety, o ktoré môžeš Apex požiadať ty. Filter iba preusporiada túto stránku, na tvojom účte ani na tvojich oprávneniach nič nemení.
Viac požiadaviek naraz
Do jednej vety môžeš napísať toľko úloh, koľko chceš. Apex ich vybaví postupne a na konci podá súhrnnú správu. Kde treba schválenie, ten krok ukáže na karte.
- Čo sa stane
- Apex prejde dnešné prichádzajúce listy, oddelí dôležité od šumu a podľa obsahu listov ti povie, ak je medzi nimi záujemca.
- Kde to vidíš
- V chate a na obrazovke Prijaté e-maily v úplnom rozpise.
- Čo sa stane
- Apex pripraví odpoveď, dá upraviteľnú kartu na schválenie a zapíše spätné zavolanie ako úlohu.
- Kde to vidíš
- V chate, na upraviteľnej karte listu; spätné zavolanie sa zobrazí na záložke Zhrnutie v profile.
- Čo sa stane
- Apex navrhne, komu by list mohol patriť, ty si vyberieš z možností, Apex ho priradí a ponúkne pridanie kontaktnej osoby nájdenej v podpise.
- Kde to vidíš
- Na záložke Zhrnutie v profile, v časti Kontakty.
- Čo sa stane
- Apex si prečíta prijatú odpoveď a podľa jej obsahu buď ukončí prípad ako prehraný s odôvodnením, alebo pripraví odpoveď na schválenie.
- Kde to vidíš
- Na záložke Zhrnutie v profile, respektíve na karte listu.
Čo prišlo
Stačí jedna otázka a Apex prejde dnešnú alebo týždennú poštu, bez ohľadu na firmu.
- Čo sa stane
- Apex prejde prichádzajúce listy a dôležité vyzdvihne zo šumu. Pri listoch zaradených do šumu ti povie aj to, prečo sa tam dostali.
- Kde to vidíš
- V chate a na obrazovke Prijaté e-maily v úplnom rozpise.
- Čo sa stane
- Apex prejde tohtotýždňové prijaté dôležité listy a podľa ich obsahu pomenuje firmy, ktoré prejavujú záujem alebo rozhodnutie odložili na neskôr.
- Kde to vidíš
- V chate, s názvami firiem.
Ako ich Apex triedi
Každý prichádzajúci list dostane kategóriu: dôležitý alebo šum, a v rámci toho, o čo ide.
- Čo sa stane
- Apex nájde list a povie ti, do akej kategórie ho zaradil. Nedoručený list, automatická správa o neprítomnosti alebo systémové oznámenie sa z hlavného zobrazenia vyradí, pretože nevyžaduje ľudskú odpoveď.
- Kde to vidíš
- V chate; list nájdeš vo filtri Šum na obrazovke Prijaté e-maily.
- Čo sa stane
- Apex si list prečíta a povie ti, čo sa v ňom píše. Do šumu ide len nedoručený list, automatická odpoveď a systémové oznámenie; každá skutočná ľudská odpoveď ostáva medzi dôležitými.
- Kde to vidíš
- V chate.
Vyhľadanie konkrétneho listu
Opýtaj sa na ktorýkoľvek skorší list, Apex ho nájde v celej pošte.
- Čo sa stane
- Apex prehľadá celú korešpondenciu s firmou a nájdené listy zobrazí s dátumom, smerom a predmetom.
- Kde to vidíš
- V chate a na obrazovke vyhľadávania listov s úplným počtom výsledkov.
- Čo sa stane
- Apex zúži vyhľadávanie na adresu odosielateľa a zadaný mesiac a vypíše výsledky.
- Kde to vidíš
- V chate.
- Čo sa stane
- Apex to isté vyhľadávanie ďalej zúži na požadovaný smer a obdobie a nahradí ním predchádzajúce výsledky.
- Kde to vidíš
- Na obrazovke vyhľadávania listov; tá vždy zobrazuje výsledok posledného vyhľadávania.
Táto obrazovka nemá vlastné tlačidlo filtra, o zúženie vždy požiadaj Apex v ďalšej správe.
Prečítanie a zhrnutie listu
Výsledky ukazujú len hlavičku, celý text Apex otvorí až na požiadanie.
- Čo sa stane
- Apex otvorí celý text listu a zhrnie, čo v ňom nájde.
- Kde to vidíš
- V chate.
- Čo sa stane
- Apex v chronologickom poradí stručne zhrnie korešpondenciu aj zaznamenané interakcie (telefonát, stretnutie, skorší list).
- Kde to vidíš
- V chate; celý text listov si môžeš prečítať na záložke Interakcie v profile.
List v cudzom jazyku
Cieľový trh dostáva listy vo svojom jazyku, ty si ich môžeš čítať vo svojom.
- Čo sa stane
- Apex si list v cudzom jazyku prečíta a jeho obsah ti v odpovedi povie po slovensky.
- Kde to vidíš
- V chate.
List zostáva na profile v pôvodnom jazyku. Tam si ho jedným tlačidlom môžeš sám preložiť a prepínať medzi pôvodným a preloženým textom.
- Čo sa stane
- Zhrnutie sa vždy pripraví v tvojom jazyku, aj keď korešpondencia prebiehala v inom jazyku.
- Kde to vidíš
- V chate.
Príprava a odoslanie odpovede
Apex pripraví odpoveď, ty ju vidíš na karte, upravíš a schváliš.
- Čo sa stane
- Apex pripraví odpoveď v jazyku listu a dá upraviteľnú kartu na schválenie.
- Kde to vidíš
- V chate, na upraviteľnej karte listu.
- Čo sa stane
- Apex sa opýta, či má napísať úplne nový list, alebo pokračovanie nášho predchádzajúceho, a následne dá odpoveď na schválenie.
- Kde to vidíš
- Na karte listu.
List odíde až po schválení, a to podľa plánu, počas pracovnej doby, z odosielacej adresy, ktorú má tvoja firma vytvorenú na túto úlohu.
- Čo sa stane
- Apex k odpovedi pripojí pomenovaný súbor spomedzi tých, ktoré ste už predtým nahrali.
- Kde to vidíš
- Na karte listu.
Priložiť možno len súbor, ktorý je už na profile; nový súbor tam nahráš ty.
Priradenie listu bez firmy
List nemá vždy hneď profil; Apex ti navrhne, komu by mohol patriť.
- Čo sa stane
- Apex navrhne niekoľko firiem, ku ktorým by list mohol patriť, spolu s dôvodom zhody; ty si z nich vyberieš, alebo firmu pomenuješ sám.
- Kde to vidíš
- V chate.
- Čo sa stane
- Apex priradí list k pomenovanému profilu a následne ponúkne pridanie kontaktnej osoby, ktorú vyčítal z podpisu.
- Kde to vidíš
- Na záložke Zhrnutie v profile, v časti Kontakty.
Vrátené listy
Dôvod neúspešného doručenia je vždy k dispozícii, Apex ho vyčíta z prílohy listu.
- Čo sa stane
- Apex nájde vrátené doručenie a uvedie z neho presný dôvod: chybnú adresu a správu doručovacieho servera.
- Kde to vidíš
- V chate.
Po vrátení sa daná adresa automaticky vyradí z ďalšieho posielania.
- Čo sa stane
- Apex spomedzi listov zaradených ako šum vyberie vrátené doručenia a pomenuje dotknuté firmy.
- Kde to vidíš
- V chate.
Interakcia a úloha z odpovede
Ak po liste nasledoval aj telefonát alebo dohoda, oplatí sa zapísať aj to.
- Čo sa stane
- Apex zaznamená interakciu (telefonát, list alebo stretnutie) na profile firmy, tvojimi slovami.
- Kde to vidíš
- Na záložke Interakcie v profile.
- Čo sa stane
- Apex pridá úlohu so zadaným termínom na profile firmy.
- Kde to vidíš
- Na záložke Zhrnutie v profile.
Odosielacia strana
Čo schváliš, neodíde hneď; Apex ti povie, kde to v skutočnosti stojí.
- Čo sa stane
- Apex ti povie, že schválený list odíde podľa plánu, počas pracovnej doby, z odosielacej adresy tvojej firmy, nie hneď po schválení. Medzi odoslanými listami aj pozrie, či už odišiel.
- Kde to vidíš
- V chate.
Presný stav odosielania si môžeš pozrieť aj na obrazovke Odoslané e-maily.
- Čo sa stane
- Áno, na to sa nemusíš pýtať Apex: všetky prichádzajúce aj odchádzajúce listy si môžeš prezrieť aj sám.
- Kde to vidíš
- V menu Prijaté e-maily a Odoslané e-maily.
Dobré vedieť
Rozhodnutie je vždy na tebe
Kde treba schválenie, Apex zobrazí kartu a vykoná to až po tvojom kliknutí.
Pracuje len s tým, čo má
Apex povie to, čo je v profile a v korešpondencii. Ak o niečom nemá údaje, povie to.
Firma iného tímu
Ak s firmou už pracuje iný tím z tvojej firmy, Apex ju označí ako obsadenú a nepovie, kto ju vedie.
Vlastnými slovami
Do chatu s Apex môžeš písať vo svojom jazyku. Vzorové vety fungujú aj doslovne, ale rovnako dobre pochopí aj tvoju vlastnú formuláciu.
Pozri sa, ako Apex pracuje.
Požiadaj o demo a na online stretnutí ti ukážeme, ako systém funguje.