Antwortbearbeitung

Was passiert

Apex erklärt die aktuelle Einstellung und zeigt die Umstellung dann auf einer Vorher-nachher-Karte. Gibt es noch keine Wiedervorlage-Kampagne, bespricht Apex zuerst die Briefe mit Ihnen und schreibt die Kampagne.

Wo Sie es sehen

Im Chat, auf der Änderungskarte; danach unter „Antwortbearbeitung“.

Was passiert

Apex prüft die Regeln Ihrer Firma und fasst sie nach Gruppen zusammen: Bei einem unzustellbaren Brief sucht Apex bei derselben Firma eine neue Adresse; Abwesenheitsnotizen und automatische Eingangsbestätigungen zählen nicht als Antwort, die Kampagne läuft weiter; eine Abmeldung setzt Apex sofort um; wurde der Brief an einen Kollegen weitergeleitet, läuft die Kampagne an der neuen Adresse weiter.

Wo Sie es sehen

Im Chat. Im linken Menü unter „Antwortbearbeitung“, im Tab „Was ich erledige“.

Was passiert

Apex schließt die Adresse aus und sucht bei derselben Firma eine neue. Findet Apex eine, geht die Kampagne dort mit dem ersten Brief weiter; gibt es keine andere Adresse, schließt Apex die Firma als nicht erreichbar aus.

Wo Sie es sehen

Unter „Antwortbearbeitung“, im Tab „Was ich erledige“.

Was passiert

Apex schließt die Firma sofort aus, sie bekommt keinen Brief mehr, und Apex bestätigt die Anfrage kurz. Eine Anfrage auf Datenlöschung behandelt Apex genauso. Bei einer rechtlichen Drohung oder einer falschen Zielansprache legt Apex zusätzlich eine dringende Aufgabe an.

Wo Sie es sehen

Unter „Antwortbearbeitung“, im Tab „Was ich erledige“.

Regeln mit dem Zeichen „Läuft immer“ lassen sich nicht abschalten: Sie schützen den Ruf des Absenders, und Abmeldungen müssen immer respektiert werden.

Was passiert

Einen automatischen Brief schickt Apex in zwei Fällen: als Bestätigung einer Abmeldung und als Dank für eine Weiterleitung. Der Brief wird Satz für Satz aus mehreren Varianten zusammengesetzt und geht in der Sprache und im Namen des Absenders hinaus.

Wo Sie es sehen

Unter „Antwortbearbeitung“, unter der Regel: „Die E-Mail, die ich in diesem Fall sende“.

Was passiert

Apex erklärt, was zur Aufgabe wird: Interesse, eine Absage, ein Einwand oder eine Beschwerde, eine Supportfrage, wenn die Firma schon Kunde ist, eine Vertröstung, ein interner Brief im Kampagnen-Thread, eine unklare Antwort, ein Brief von einem unbekannten Absender und eine Antwort außerhalb einer aktiven Kampagne. Aus Interesse und aus einer Antwort außerhalb einer aktiven Kampagne wird eine Aufgabe, die noch am selben Tag fällig ist.

Wo Sie es sehen

Unter „Antwortbearbeitung“, im Tab „Was zur Aufgabe wird“.

Was passiert

Die Aufgabe bekommt die zuständige Person der Firma; gibt es keine, die zuständige Person des Absenders; fehlt auch sie, der Superuser der Firma. Bei einem Interessenten nimmt Apex die Firma aus der Kampagne, weist ihr eine zuständige Person zu, falls sie noch keine hat, und speichert den Kontakt.

Wo Sie es sehen

Unter „Antwortbearbeitung“, im Abschnitt „Wer die Aufgabe erhält“. Die zuständige Person sieht die Aufgabe unter „Aufgaben“.

Was passiert

Die Aufgabenbeschreibung schreibt Apex von selbst aus dem Brief. Den Entwurf der Antwort schreibt Apex auf Wunsch, weil es dafür auch den bisherigen Verlauf liest; den Brief zeigt Apex auf einer bearbeitbaren Karte, und er geht erst nach Ihrer Freigabe hinaus.

Wo Sie es sehen

Im Chat, auf der Briefkarte. Bei der Aufgabe können Sie das auch mit der Schaltfläche „Antwort schreiben“ anstoßen.

Was passiert

Eine Absage kann auf einem Missverständnis beruhen. Die Firma bekommt keinen Brief mehr, und mit der Aufgabe prüfen Sie den Grund und antworten nach Ihrer eigenen Einwandbehandlung: War es ein Missverständnis, kann noch ein Interessent daraus werden.

Wo Sie es sehen

Unter „Antwortbearbeitung“, im Tab „Was zur Aufgabe wird“.

Was passiert

Apex zeigt die Änderung auf einer Vorher-nachher-Karte und stellt sie nach Ihrer Freigabe um. Gibt es noch keine Wiedervorlage-Kampagne, bespricht Apex zuerst mit Ihnen, wann und was geschrieben wird, schreibt die Kampagne und stellt erst danach die Regel um.

Wo Sie es sehen

Im Chat, auf der Änderungskarte. Danach unter „Antwortbearbeitung“: „So bearbeite ich es“, „Wiedervorlage-Kampagne“.

Bei der dritten Vertröstung fragt Apex einmal von selbst, ob diese Antworten mit einer Kampagne bearbeitet werden sollen. Sagen Sie Nein, fragt Apex nicht wieder, aber Sie können es später jederzeit verlangen.

Was passiert

Apex bittet auf einer Karte um Freigabe, verschiebt danach die bisherigen Vertröster, die noch als Aufgabe warten, in die Kampagne und sagt Ihnen, wie viele es verschoben hat.

Wo Sie es sehen

Im Chat, auf der Freigabekarte.

Was passiert

Auch das Zurücksetzen zeigt Apex auf einer Karte; nach der Freigabe werden aus Vertröstern wieder Aufgaben. Auf der freigegebenen Änderungskarte können Sie es auch mit der Schaltfläche „Zurücksetzen“ anstoßen.

Wo Sie es sehen

Im Chat.

Was passiert

Apex sagt Ihnen, dass Sie es im linken Menü unter „Antwortbearbeitung“ sehen, in zwei Tabs: „Was ich erledige“ und „Was zur Aufgabe wird“. Hat Ihre Firma einen Absender, der für Angebotsanfragen markiert ist, kommt als dritter Tab „Angebotsanfragen“ hinzu.

Wo Sie es sehen

Im linken Menü unter „Antwortbearbeitung“.

Was passiert

Heute lässt sich eine Sache einstellen: wie Vertröstungen bearbeitet werden. Wünschen Sie etwas anderes, sagt Apex Ihnen das, gibt Ihren Wunsch in Ihren eigenen Worten an das Trendizz-Team weiter und verspricht keinen Termin.

Wo Sie es sehen

Im Chat.

Was passiert

Hat die zuständige Person des Postfachs ihr Wochenkontingent aufgebraucht und ist keine Zusatznutzung aktiv, ruhen Empfang und Versand der Briefe: Apex liest und bearbeitet die Antworten in dieser Zeit nicht. Es geht nichts verloren: Nach dem Auffüllen liest Apex die Briefe zuerst ein, ordnet sie zu und macht dann nach den Regeln weiter.

Wo Sie es sehen

Im Chat.

Was passiert

Die Zahlen stehen im Wochenrückblick: wie viele Antworten gekommen sind, wie viele Apex erledigt hat und wie viele zur Aufgabe wurden. Die Antwortbearbeitung zeigt die Regeln.

Wo Sie es sehen

Im Wochenrückblick des Morgenberichts.