Obsługa odpowiedzi

Odpowiedziami na Państwa kampanie zajmuje się Apex. Co może załatwić, załatwia sam, a tam, gdzie potrzebna jest decyzja człowieka, tworzy zadanie dla właściwego współpracownika. Reguły widzą Państwo w menu po lewej, w pozycji Obsługa odpowiedzi, a zmienia je Apex w czacie, na Państwa prośbę.

1 / 11

Jedno pytanie o reguły i jedna zmiana. Apex pokazuje, co załatwia sam, a z czego powstaje zadanie, po czym przenosi odkładających do kampanii odroczonej.

Kilka próśb naraz

W jednym zdaniu mogą Państwo zapytać o reguły i od razu poprosić o zmianę. Tam, gdzie potrzebne jest zatwierdzenie, Apex pokazuje je na karcie.

Co się dzieje: Apex przedstawia obecne ustawienie, a potem pokazuje zmianę na karcie ze stanem przed i po. Jeśli kampanii odroczonej jeszcze nie ma, najpierw omawia z Państwem treść listów i pisze kampanię.
Gdzie to widać: W czacie, na karcie zmiany; potem w pozycji Obsługa odpowiedzi.

W płatnym pakiecieZ zatwierdzeniem

Co Apex załatwia sam

Zwykle nie muszą Państwo nic z nimi robić: Apex obsługuje je według reguł, a kampania toczy się dalej albo się zatrzymuje.

Jak obsługujesz przychodzące odpowiedzi?

Co się dzieje: Apex sprawdza reguły firmy i omawia je grupami: przy odbitym liście szuka nowego adresu w tej samej firmie; wiadomości o urlopie i automatycznych potwierdzeń nie traktuje jako odpowiedzi, więc kampania toczy się dalej; prośbę o wypisanie spełnia natychmiast; jeśli list przekazano współpracownikowi, prowadzi kampanię dalej na nowy adres.
Gdzie to widać: W czacie. W menu po lewej, w pozycji Obsługa odpowiedzi, w zakładce Co załatwiam.

Co się dzieje: Apex wyklucza adres i szuka nowego w tej samej firmie. Jeśli go znajdzie, kampania idzie tam dalej od pierwszego listu; jeśli innego adresu nie ma, wyklucza firmę jako nieosiągalną.
Gdzie to widać: W pozycji Obsługa odpowiedzi, w zakładce Co załatwiam.

Co się dzieje: Apex natychmiast wyklucza firmę, nie trafia do niej już żaden list, a prośbę krótko potwierdza. Tak samo postępuje z prośbą o usunięcie danych. Przy groźbie prawnej lub błędnym targetowaniu tworzy też pilne zadanie.
Gdzie to widać: W pozycji Obsługa odpowiedzi, w zakładce Co załatwiam.

Reguł oznaczonych jako Działa zawsze nie można wyłączyć: chronią reputację nadawcy, a prośbę o wypisanie trzeba obowiązkowo uszanować.

Co się dzieje: Apex wysyła automatyczny list w dwóch przypadkach: aby potwierdzić wypisanie i aby podziękować za przekazanie listu dalej. List składa się zdanie po zdaniu z kilku wariantów i wychodzi w języku nadawcy, w imieniu nadawcy.
Gdzie to widać: W pozycji Obsługa odpowiedzi, pod regułą: Wiadomość, którą wtedy wysyłam.

Z czego powstaje zadanie

Tam, gdzie potrzebna jest decyzja człowieka, Apex tworzy zadanie z krótkim opisem napisanym na podstawie listu.

Co się dzieje: Apex wymienia, z czego powstaje zadanie: zainteresowanie, odmowa, obiekcja lub reklamacja, pytanie do wsparcia, jeśli firma jest już klientem, odroczenie, wiadomość wewnętrzna w wątku kampanii, niejasna odpowiedź, list z nieznanego adresu oraz odpowiedź poza aktywną kampanią. Zainteresowanie i odpowiedź poza aktywną kampanią dają zadanie z terminem na ten sam dzień.
Gdzie to widać: W pozycji Obsługa odpowiedzi, w zakładce Z czego powstaje zadanie.

Co się dzieje: Zadanie otrzymuje osoba odpowiedzialna za firmę; jeśli jej nie ma, osoba odpowiedzialna za nadawcę; jeśli i tej nie ma, Superużytkownik. Gdy firma jest zainteresowana, Apex wyjmuje ją z kampanii, przypisuje jej osobę odpowiedzialną, jeśli jeszcze jej nie ma, i zapisuje kontakt.
Gdzie to widać: W pozycji Obsługa odpowiedzi, w części Kto otrzymuje zadanie. Osoba odpowiedzialna widzi zadanie w sekcji Zadania.

Co się dzieje: Opis zadania Apex pisze sam na podstawie listu. Szkic odpowiedzi pisze na prośbę, bo do tego czyta też wcześniejszą korespondencję; list pokazuje na karcie do edycji, a wychodzi on dopiero po zatwierdzeniu przez Państwa.
Gdzie to widać: W czacie, na karcie listu. Przy zadaniu mogą Państwo poprosić o to także przyciskiem Napisz odpowiedź.

Z zatwierdzeniem

Co się dzieje: Odmowa może wynikać z nieporozumienia. Do firmy nie trafia już żaden list, a zadanie służy temu, by sprawdzić powód i odpowiedzieć zgodnie z Państwa własnym sposobem radzenia sobie z obiekcjami: jeśli było to nieporozumienie, firma może jeszcze okazać zainteresowanie.
Gdzie to widać: W pozycji Obsługa odpowiedzi, w zakładce Z czego powstaje zadanie.

Prośby o odroczenie

Sposób obsługi odpowiedzi typu „proszę wrócić do tematu później” jest do wyboru: powstaje z nich zadanie albo trafiają do kampanii odroczonej.

Niech z odroczeń nie robią się zadania, napiszmy do nich znowu za kilka miesięcy.

Co się dzieje: Apex pokazuje zmianę na karcie ze stanem przed i po, a po zatwierdzeniu ją wprowadza. Jeśli kampanii odroczonej jeszcze nie ma, najpierw omawia z Państwem, kiedy i co ma napisać, pisze kampanię i dopiero potem zmienia regułę.
Gdzie to widać: W czacie, na karcie zmiany. Potem w pozycji Obsługa odpowiedzi: Tak to obsługuję, Kampania odroczona.

Przy trzeciej odpowiedzi z prośbą o odroczenie Apex raz sam zapyta, czy obsługiwać je kampanią. Jeśli odpowiedzą Państwo, że nie, więcej nie zapyta, ale później mogą Państwo w każdej chwili o to poprosić.

W płatnym pakiecieZ zatwierdzeniem

Co się dzieje: Apex prosi o zatwierdzenie na karcie, po czym przenosi do kampanii firmy, które wcześniej odłożyły rozmowę i wciąż czekają jako zadania, a potem podaje, ile ich przeniósł.
Gdzie to widać: W czacie, na karcie zatwierdzenia.

W płatnym pakiecieZ zatwierdzeniem

Co się dzieje: Apex również przywrócenie pokazuje na karcie; po zatwierdzeniu z odpowiedzi z prośbą o odroczenie znowu powstają zadania. Mogą Państwo o to poprosić także przyciskiem Przywróć na zatwierdzonej karcie zmiany.
Gdzie to widać: W czacie.

Z zatwierdzeniem

Zbiór reguł

Jeden zbiór reguł na firmę, ten sam dla każdego nadawcy. Dla poszczególnych nadawców różnią się tylko osoba odpowiedzialna i język listów.

Co się dzieje: Apex wyjaśnia, że znajdą je Państwo w menu po lewej, w pozycji Obsługa odpowiedzi, w dwóch zakładkach: Co załatwiam oraz Z czego powstaje zadanie. Jeśli Państwa firma ma nadawcę oznaczonego do zapytań ofertowych, trzecia zakładka to Zapytania ofertowe.
Gdzie to widać: W menu po lewej, w pozycji Obsługa odpowiedzi.

Co się dzieje: Dziś można zmienić jedną rzecz: sposób obsługi odpowiedzi z prośbą o odroczenie. Jeśli poproszą Państwo o coś innego, Apex mówi to wprost, przekazuje prośbę zespołowi Trendizz Państwa własnymi słowami i nie obiecuje terminu.
Gdzie to widać: W czacie.

Co się dzieje: Jeśli osoba odpowiedzialna za skrzynkę wyczerpała tygodniowy limit, a funkcja Dodatkowe użycie nie jest włączona, odbieranie i wysyłanie listów jest wstrzymane: Apex w tym czasie nie czyta odpowiedzi i ich nie obsługuje. Nic nie przepada: po odnowieniu limitu najpierw wczytuje i klasyfikuje listy, a potem działa dalej według reguł.
Gdzie to widać: W czacie.

Co się dzieje: Liczby pokazuje podsumowanie tygodniowe: ile odpowiedzi przyszło, ile załatwił Apex i z ilu powstały zadania. Obsługa odpowiedzi pokazuje reguły.
Gdzie to widać: W podsumowaniu tygodniowym porannego raportu.

Warto wiedzieć

Decyzja zawsze należy do Państwa

Tam, gdzie potrzebne jest zatwierdzenie, Apex wyświetla kartę i wykonuje działanie dopiero po Państwa kliknięciu.

Pracuje tylko z tym, co ma

Apex mówi to, co jest na profilu i w korespondencji. Jeśli o czymś nie ma danych, mówi to wprost.

Firma innego zespołu

Jeśli z firmą w ramach firmy pracuje inny zespół, Apex zaznacza, że jest zajęta, i nie mówi, kto ją prowadzi.

Własnymi słowami

Do Apex mogą Państwo pisać własnymi słowami. Przykładowe polecenia działają też dosłownie, ale Apex równie dobrze rozumie Państwa własne sformułowania.

Proszę wypróbować za darmo.

Proszę zapytać Apex. Odpowiada na Państwa koncie, z myślą o Państwa firmie.

Darmowe konto, bez danych karty · opłata miesięczna, bez minimalnego okresu umowy